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Manual de procedimientos internos técnicos
Procedimiento para la planeación y realización de simulacros de respuesta en emergencia
MPIT-DSAAC-GSA-142
Revisión 4
Procedimiento para la planeación y realización de simulacros de respuesta en emergencia
1. Control
1.1. Tabla de autorizaciones
| No. de Revisión | Emitido por | Revisado por | Autorizado por |
|---|---|---|---|
| 4 | Alejandro Bonilla - Gerente de Seguridad Aérea | Lucía del Sol López - Directora de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | Lucía del Sol López - Directora de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad |
1.2. Registro de revisiones
| No. de Revisión | Fecha de la Revisión | Motivo de la Revisión |
|---|---|---|
| Original | Junio 2019 | Edición original |
| 1 | Julio 2021 | Actualización del procedimiento |
| 2 | Junio 2022 | Actualización de la base de datos de simulacros |
| 3 | Junio 2023 | Actualización anual |
| 4 | Diciembre 2024 | Actualización anual |
1.2.1. Responsable de la revisión
El responsable de editar, revisar y actualizar este procedimiento es el personal de la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad.
1.2.2. Criterio de la revisión
Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año a partir de la fecha de emisión, o antes si se cambia para mejorar el sistema administrativo de la organización, o bien, a causa de la generación o actualización de la regulación aplicable.
1.2.3. Periodicidad de los simulacros
Los simulacros de comunicación podrán efectuarse cuando haya un cambio importante en los medios de comunicación primarios, o cuando haya cambios importantes en los integrantes del Comité Permanente de Emergencia, o cuando la Dirección lo considere pertinente.
Los simulacros de gabinete y generales deberán efectuarse por lo menos una vez cada 2 años de manera alternada. Asimismo, se podrá participar en simulacros externos.
1.3. Lista de distribución
- Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad
- Miembros del CPE
2. Contenido
2.1. Definiciones y acrónimos
Simulacro: Acción que se realiza imitando un suceso real para tomar las medidas necesarias de seguridad en caso de que ocurra realmente.
Simulacro de comunicación. El objetivo es verificar el grado de eficiencia de los medios y procedimientos de comunicación en emergencia entre el Centro de Control Operacional y los Directores, Gerentes y Jefes que intervienen en la gestión de una emergencia.
Simulacro de gabinete. El objetivo es verificar y practicar los procedimientos de respuesta en emergencia de TAR Aerolíneas llevados a cabo por el Comité Permanente de Emergencia y que sus integrantes conozcan las actividades de las demás personas que intervienen en la gestión de una emergencia, así como identificar áreas de oportunidad para responder adecuadamente ante una emergencia real.
Simulacro general (escala real). El objetivo es practicar los procedimientos de respuesta en emergencia relacionados con la coordinación y disponibilidad de recursos entre los diferentes departamentos de la empresa, al aplicar los procedimientos de emergencia con la inclusión de eventos disruptivos.
CPE: Comité Permanente de Emergencia GMR: Grupo Móvil de Respuesta CAC: Centro de Administración de la Crisis PIRE: Plan Interno de Respuesta en Emergencia.
2.2. Objetivo
Establecer el procedimiento para la planeación, elaboración y retroalimentación de los simulacros de comunicación, gabinete y escala real aplicables en TAR Aerolíneas, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos en Emergencia.
2.3. Alcance
Este procedimiento es aplicable a la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad de TAR Aerolíneas
2.4. Referencias
2.5. Responsabilidades
Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad:
Autorizar el procedimiento para la planeación, realización y retroalimentación de simulacros de respuesta en emergencia. En caso de ausencia del Gerente de Seguridad Aérea, llevar a cabo sus procedimientos en coordinación con el Auditor de Seguridad Aérea.
Gerente de Seguridad Aérea
Revisar e implementar el procedimiento para la planeación, realización y retroalimentación de simulacros de respuesta en emergencia.
Auditor de Seguridad Aérea
Emitir el procedimiento para la planeación, realización y retroalimentación de simulacros de respuesta en emergencia, de acuerdo a lo establecido en este procedimiento y en el Manual de Procedimientos en Emergencia.
2.6. Descripción del procedimiento
Descripción del procedimiento para la elaboración de simulacros de comunicación.
| Paso | Responsable | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | Gerencia de Seguridad Aérea | Determinar la necesidad de realizar un simulacro de comunicación con base a los tiempos establecidos en el Manual de Procedimientos en Emergencia y a las necesidades de la empresa o cambios significativos que se pudieran presentar en la empresa. |
| 2 | Gerencia de Seguridad Aérea y Director de Seguridad Aérea | Establecer la fecha de realización, así como el alcance y el escenario para la realización del simulacro. |
| 3 | Gerencia de Seguridad Aérea y Auditor de Seguridad Aérea. | Realizar un Plan del Simulacro que contenga: el guion con el escenario, la duración total, la fecha, la hora y las áreas que se activaran durante la realización del simulacro, así como los participantes del mismo. |
| 4 | Gerencia de Seguridad Aérea. | Notificar a las áreas correspondientes respecto a la realización del simulacro, sin ofrecer detalles al respecto. Así mismo se deberá hacer de conocimiento de los participantes el protocolo de comunicaciones en simulacros, con la intención de no activar de manera real ningún procedimiento. |
| 5 | Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | Realizar el simulacro de comunicación, respetando los tiempos establecidos durante la planeación del simulacro, así como en apego a los protocolos de comunicación establecidos. |
| 6 | Gerencia de Seguridad Aérea | Solicitar a los participantes del simulacro, enviar vía correo electrónico o por otro medio sus observaciones y, recomendaciones y comentarios respecto al simulacro. |
| 7 | Gerencia de Seguridad Aérea y Auditor de Seguridad Aérea. | Generar un reporte o una presentación de power point que incluya las siguientes secciones: 1.- Generalidades 2.- Desarrollo del Simulacro 3.-Observaciones generales por área 4.- Recomendaciones 5.-Conclusiones. |
| 8 | Gerencia de Seguridad Aérea. | Difundir los resultados del simulacro a las áreas participantes y guardar toda la evidencia generada en los registros físicos de simulacros. |
Descripción del procedimiento para la elaboración de simulacros de gabinete.
| Paso | Responsable | Descricpion |
|---|---|---|
| 1 | Gerencia de Seguridad Aérea | Determinar la necesidad de realizar un simulacro de gabinete con base a los tiempos establecidos en el Manual de Procedimientos en Emergencia y/o a las necesidades de o cambios significativos que se pudieran presentar en la empresa. |
| 2 | Gerencia de Seguridad Aérea y Director de Seguridad Aérea | Establecer la fecha de realización, lugar así como el alcance y el escenario para la realización del simulacro. |
| 3 | Gerencia de Seguridad Aérea y Auditor de Seguridad Aérea. | Realizar un Plan del Simulacro que contenga: el guion con el escenario, la duración total, la fecha, la hora y las áreas que se activaran durante la realización del simulacro, así como los participantes del mismo. |
| 4 | Gerencia de Seguridad Aérea | a) Definir la cantidad de observadores – evaluadores que participaran en el desarrollo del simulacro. b) Capacitar a los observadores-evaluadores que participaran en el desarrollo del simulacro respecto a los puntos que tienen que observar. (Dependiendo el alcance del simulacro) y sobre el llenado del formato de observador-evaluador. Mantener registro de lo anterior en un Formato OJT. |
| 5 | Gerencia de Seguridad Aérea. | Notificar a las áreas correspondientes respecto a la realización del simulacro, sin dar detalles específicos al respecto. Así mismo se deberá hacer de conocimiento de los participantes el protocolo de comunicaciones en simulacros, con la intención de no activar de manera real ningún procedimiento. |
| 6 | Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | Realizar el simulacro de gabinete, respetando los tiempos establecidos durante la planeación del simulacro, así como en apego a los protocolos de comunicación establecidos, y siguiendo los “inputs” previamente definidos. |
| 7 | Gerencia de Seguridad Aérea | Solicitar a los participantes del simulacro así como a los observadores-evaluadores enviar vía correo electrónico o por otro medio sus observaciones, recomendaciones y comentarios respecto al simulacro. |
| 8 | Gerencia de Seguridad Aérea y Auditor de Seguridad Aérea. | Generar un reporte o una presentación de power point que incluya las siguientes secciones: 1.- Generalidades 2.- Desarrollo del Simulacro 3.-Observaciones generales por área 4.- Recomendaciones 5.-Conclusiones. |
| 9 | Gerencia de Seguridad Aérea y Dirección de Seguridad Aérea | Difundir a los participantes del CPE, GMR y Observadores-evaluadores para presentar los resultados, observaciones y recomendaciones generadas durante el simulacro. |
Descripción del procedimiento para la elaboración de simulacros generales (escala real).
| Paso | Responsable | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | Gerencia de Seguridad Aérea | Determinar la necesidad de realizar un simulacro general (escala real) con base a los tiempos establecidos en el Manual de Procedimientos en Emergencia y/o a las necesidades de o cambios significativos que se pudieran presentar en la empresa. |
| 2 | Dirección de Seguridad Aérea y Gerencia de Seguridad Aérea | Seleccionar el Aeropuerto para desarrollar el simulacro escala real. |
| 3 | Dirección de Seguridad Aérea, Gerencia de Seguridad Aérea y Auditor de Seguridad Aérea. | En coordinación con el Aeropuerto seleccionado, realizar un Plan del Simulacro que contenga: el guion con el escenario, la duración total, la fecha, la hora, los recursos necesarios y las áreas que se activaran durante la realización del simulacro, así como los participantes del mismo. Nota: Dejar registro de estas reuniones a través de una lista de asistencia. |
| 4 | Gerencia de Seguridad Aérea | En coordinación con el Aeropuerto, se deberá emitir una convocatoria para contar con la participación de voluntarios, que apoyen en el desarrollo de los eventos del simulacro: víctimas, pasajeros, familiares, prensa, etc. |
| 5 | Gerencia de Seguridad Aérea | En coordinación con el Aeropuerto: a) Definir la cantidad de observadores – evaluadores que participaran en el desarrollo del simulacro. b) Capacitar a los observadores-evaluadores que participaran en el desarrollo del simulacro respecto a los puntos que tienen que observar. (Dependiendo el alcance del simulacro) y sobre el llenado del formato de observador-evaluador |
| 6 | Gerencia de Seguridad Aérea. | Notificar a las áreas correspondientes respecto a la realización del simulacro, sin dar detalles específicos al respecto. Así mismo se deberá hacer de conocimiento de los participantes el protocolo de comunicaciones en simulacros, con la intención de no activar de manera real ningún procedimiento. |
| 7 | Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | Realizar el simulacro escala real, respetando los tiempos establecidos durante la planeación del simulacro, así como en apego a los protocolos de comunicación establecidos. |
| 8 | Gerencia de Seguridad Aérea | Solicitar a los participantes del simulacro así como a los observadores-evaluadores enviar vía correo electrónico u otro medio sus observaciones, recomendaciones y comentarios respecto al simulacro. |
| 9 | Gerencia de Seguridad Aérea. | Generar un reporte o una presentación de power point que incluya las siguientes secciones: 1.- Generalidades 2.- Desarrollo del Simulacro 3.-Observaciones generales por área 4.- Recomendaciones 5.-Conclusiones. |
| 10 | Gerencia de Seguridad Aérea y Dirección de Seguridad Aérea | Llevar a cabo una reunión con los participantes del CPE, GMR y Observadores-evaluadores para presentar los resultados, observaciones y recomendaciones generadas durante el simulacro. |
| 11 | Gerencia de Seguridad Aérea | Coordinar una reunión con el Aeropuerto a fin de compartir los puntos de vista, resultados, observaciones y recomendaciones emitidos a raíz del simulacro. |
| 12 | Gerencia de Seguridad Aérea | Del resultado de ambas reuniones, extraer los acuerdos o acciones a seguir para asegurar la mejora continua de los procesos de respuesta en emergencia, para su seguimiento e implementación, determinando responsables y fecha compromiso. |
| 13 | Auditor de Seguridad Aérea | Establecer el Plan para dar atención a los acuerdos derivados del simulacro, y proporcionar seguimiento hasta su cierre. |
| 14 | Gerencia de Seguridad Aérea. | Difundir los resultados del simulacro a las áreas participantes por los medios convenientes y guardar toda la evidencia generada en los registros físicos de simulacros. |
Dentro de estos procedimientos, los miembros del CPE y GMR procederán de acuerdo a sus propios procedimientos descritos en los PIREs correspondientes a cada una de sus Direcciones, y se hará uso del CAC y de todos sus recursos, a fin de evaluar las condiciones del mismo durante una emergencia. El escenario del simulacro de gabinete puede ser el mismo que el del simulacro escala real, o un escenario diferente.
2.7. Registros del Simulacro
Todos los registros del simulacro quedarán almacenados en las carpetas correspondientes en la intranet, así como dentro de una Base de Datos en excel que permita rastrear cada simulacro realizado con sus respectivos resultados o acciones de mejora identificadas. Esta base de datos deberá identificar el plan de acción a seguir para la atención de las acciones de mejora, identificando responsables y fechas de cumplimiento para su cierre. El personal de la Dirección de Seguridad Aérea deberá dar seguimiento a dichas acciones hasta su cierre en tiempo y forma.
2.8. Documentos aplicables y/o anexos
| AVISO DE CONFIDENCIALIDAD Y ALCANCE LEGAL La información, organización, gráficas, diseño, compilación, know-how y otros aspectos de los elementos contenidos en este documento, incluyendo la plataforma de Intranet, son de carácter confidencial por lo que queda estrictamente prohibida por ley su copia, reproducción por cualquier medio, divulgación verbal o escrito y/o distribución total o parcial, sin autorización expresa de Link Conexión Aérea S.A. de C.V. conocida bajo el nombre comercial de TAR Aerolíneas. La publicación o transmisión de información o documentos contenidos en la intranet de TAR Aerolíneas no constituye una renuncia de cualquier derecho relacionado con tales documentos o información. En este sentido, TAR Aerolíneas hace expresa reserva del ejercicio de todas las acciones, tanto civiles como penales, destinadas al resguardo de sus legítimos derechos. |
