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mpia:188
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mpia:188 [15/10/2021 12:09] jahernandez |
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| ====== Procedimiento para facturación ====== | ====== Procedimiento para facturación ====== | ||
| ===== - Control ===== | ===== - Control ===== | ||
| - | ==== - Tabla de autorizaciones ==== | + | ==== - Tabla de Autorizaciones ==== |
| |< 100% 20% 26% 27% 27% >| | |< 100% 20% 26% 27% 27% >| | ||
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| - | + | ^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^ | |
| - | ^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^ | + | | 1 | Analista de Facturación | Descargar diariamente el reporte “Documentos de Ventas” del sitio web Kiu Admin, este se tiene que descargar con la información del mes corriente y está disponible un día después, esto quiere decir que sí hoy es 20 de septiembre y deseo saber la información del día (actual), tengo que esperar al 21 de septiembre para obtenerla, pero sí quisiera saber de algún otro día anterior, la puedo obtener sin problema. Este reporte muestra los tickets vendidos por día. | |
| - | | 1 | Personal de las diferentes áreas de la empresa | Realiza la requisición del producto o servicio por correo electrónico, utilizando el [[mpia:151:1|Formato para solicitar compras nacionales]]. | | + | | 2 | Analista de Facturación | Con la información obtenida en el paso anterior, está se coloca en el archivo de Excel “1. *Mes correspondiente*”. Este archivo almacena la información de los tickets emitidos diariamente, la cual es muy importante ya que se va a utilizar para procesar las solicitudes de los clientes, esta información contiene el desglose tarifario, si hubo algún cambio o incluso si existió al cargo adicional, etc.\\ Este archivo es únicamente por mes, por lo que cuando finaliza, se crea un nuevo archivo Excel con el nuevo mes, así al final de un año se tendrán doce archivos. | |
| - | | 2 | Comprador Nacional | Cotiza el material con diferentes proveedores. | | + | | 3 | Analista de Facturación | Con la base de datos de los días del mes corriente, se va a sintetizar la información con ayuda del archivo de Excel “2. MODELO REPORTE VENTA KIU”. Dentro del archivo, se encuentran tres pestañas:\\ \\ 1. **BD:** Aquí se coloca la información del día que se requiere actualizar.\\ 2. **CALCULO:** esta pestaña únicamente contiene formulas, que hace un primer filtro de la información de los tickets emitidos. Por lo que no se pueden modificar las celdas se encuentren las formulas, únicamente se la columna “A” con la fecha que se va a obtener la información.\\ 3. **REPORTE:** al igual que la anterior, esta pestaña únicamente contiene formulas y hace un último ajuste para que la información quede lista para procesar las solicitudes de los clientes. Al igual que la pestaña anterior, no se pueden modificar las celdas que contienen formulas. | |
| - | | 3 | Comprador Nacional | Compara y selecciona la mejor opción de compra en función de tiempo, calidad y costo, y tomando en consideración los convenios existentes. | | + | | 4 | Analista de Facturación | Una vez que el archivo ‘2’ tiene la información completa, se procede a actualizar el archivo de Excel “3. REGISTRO DE SOLICITUDES”. Este archivo debe de ser considerado como el más importante del proceso, ya que con este se automatiza la información de las solicitudes para obtenerla de forma más rápida. El archivo contiene las siguientes pestañas:\\ 1. **BD:** Aquí se encuentra la información de todos los tickets emitidos, día por día, tiene una base histórica de dos meses anteriores además de agregar el mes corriente. Una vez que se acumulan los tres meses completos, se elimina el mes más antiguo para así poder repetir el ciclo.\\ 2. **FACTURAS:** en esta pestaña están todas las facturas emitidas por el sistema Contpaq a partir del año 2020 y hasta último día que se hicieron facturas.\\ 3. **CLIENTES:** en este apartado se encuentran todos los clientes dados de alta en el sistema Contpaq con sus respectivos datos fiscales (RFC y Razón Social). Con esta pestaña es posible identificar si hay que dar de alta a un cliente en Contpaq o revisar si ya está dado de alta.\\ 4. **INDEX:** esta pestaña está automatizada de manera que, al momento de colocar los datos por solicitud, con el RFC y PNR, la información tanto del cliente como el desglose tarifario de la reservación se despliegue en automático, así como si contiene un cargo adicional que deba incluirse en la factura. | |
| - | | 4 | Comprador | Envía la compra a autorización de acuerdo a lo establecido en la [[mpc:149|Política de compras nacionales]].\\ Si: <WRAP> | + | | 5 | Analista de Facturación | Como paso adicional y antes de proceder con el registro de las solicitudes (correos enviados por los clientes de público en general), se actualiza el archivo de Excel “4. HISTORICO RESERVACIONES 2021”, en este documento se encuentran todos los tickets emitidos por los diferente canales de venta a partir del 1 de enero de 2021, y sirve de apoyo únicamente cuando el archivo ‘3’ presente alguna inconsistencia, las situaciones más comunes podrían ser; que no cuente con información, tenga cargos extras o el monto que se muestra como total en el archivo ‘3’ no corresponda con el solicitado por el cliente. | |
| - | + | | 6 | Analista de Facturación | Ahora ya se pueden procesar las solicitudes de los clientes que llegan al correo facturas@tarmexico.com. El correo de solicitud se tiene que leer con mucho cuidado y detalle, ya que de esto va a depender que las solicitudes se realicen de forma ordenada y concisa y así evitar errores al momento de realizar las facturas.\\ Cada solicitud se va registrando en una fila consecutiva dentro del archivo ‘3’ en la pestaña ‘INDEX’, únicamente se coloca la información del RFC del cliente y la Clave de Reservación (PNR). | | |
| - | ^ La compra es autorizada en los tres niveles ^ La compra es rechazada en algún nivel ^ | + | | 7 | Analista de Facturación | En simultáneo al paso anterior, en el caso de que un cliente no este registrado, se tiene que dar de alta en el sistema de Contpaq, en el apartado de catálogo de cliente. | |
| - | |Realiza la PO (continúa en el [[#paso6|paso 5]]). | Atiende la discrepancia reportada (regresa al [[#paso3|paso 3]]) o cancela la compra, según aplique. | | + | | 8 | Analista de Facturación | Después que están procesadas todas las solicitudes del correo y estas quedan registradas en el archivo ‘3’, la información tal cual está se va a colocar en el archivo de Excel “5. FACTURAS PENDIENTES”, en el archivo se revisa los montos a facturar para ver si es necesario modificarlos de acuerdo a la solicitud del cliente. | |
| - | + | | 9 | Analista de Facturación | Una vez que las solicitudes están correctas y con toda la información se procede a la elaboración de las facturas. | | |
| - | </WRAP> | | + | | 10 | Analista de Facturación | Por último, se procede a enviar las facturas emitidas a los clientes de acuerdo a cada solicitud. | |
| - | | 5 | Comprador Nacional | Realiza la PO. | | + | |
| - | | 6 | Comprador Nacional | Envía la PO al proveedor o realiza la compra en sitio. | | + | |
| - | | 7 | Comprador Nacional | Gestiona el pago de la compra de acuerdo a lo establecido en los [[mpc:149:1|Medios de pago para la compra de productos y servicios]]. | | + | |
| - | | 8 | Comprador Nacional | Si: <WRAP> | + | |
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| - | ^ La compra se realizó a crédito ^ La compra se realizó con TC ^ La compra se realizó en CIA ^ La compra se realizó físicamente ^ | + | |
| - | |Solicita al proveedor factura y AWB. | Envía formato de pago con TC y solicita factura y AWB. | Envía el comprobante del pago al proveedor y solicita factura y AWB. | Recoge el material en la tienda o sucursal. | | + | |
| - | </WRAP> | | + | |
| - | | 9 | Comprador Nacional | Elabora el expediente de la PO en Bitrix con base en la [[mpc:078:6|Guía para integrar los expedientes de órdenes de compra]]. | | + | |
| - | | 10 | Comprador Nacional | Carga los datos de la factura y la factura en el archivo de pagos. | | + | |
| - | | 11 | Comprador | Se asegura de recibir el material y entregarlo al solicitante. | | + | |
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| - | ==== - Documentos aplicables y/o anexos ==== | + | |
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| - | * Anexo 1 - [[mpia:151:1|Formato para solicitar compras nacionales]]. | + | |
| - | * Anexo 2 - [[mpc:149:1|Medios de pago para la compra de productos y servicios]]. | + | |
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