Un proceso es el conjunto de elementos que interactúan para transformar insumos en bienes o productos terminados. Un proceso está formado por materiales, métodos, procedimientos, recursos humanos, maquinaria, equipo y el medio ambiente.1)
Un método es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo.
Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas realizan un trabajo.
Usando adecuadamente métodos y procedimientos escritos, las personas ganan dos cosas: precisión y velocidad. Si la persona es nueva, adicionalmente gana conocimiento y experiencia.
Para facilitar el entendimiento y desarrollo de los procedimientos, se ha desarrollado una técnica a la que se le ha llamado técnica del libreto, que consiste en presentar secuencialmente quién hace qué. La técnica del libreto se compone de tres partes:
La persona que elabora el procedimiento debe ser, de preferencia, un experto en el tema que va a documentar. Si no es el experto, el procedimiento se tomará como una propuesta inicial, a partir de la cual los involucrados pueden hacer sus observaciones y mejoras correspondientes.
A partir de las políticas se pueden desarrollar los procedimientos. A partir del desarrollo de procedimientos se descubren y proponen las políticas que la organización requiere. Una política es reforzadas e implantada a través de al menos un procedimiento. Todo procedimiento es reforzado con al menos una política.