Una reunión efectiva es un espacio laboral en el que se logra la interacción y compromiso de personas hacia un objetivo determinado.

Para la organización:

• Contribuyen a la formulación y comunicación de la estrategia organizacional.
• Son oportunidades para poner en práctica la filosofía de gestión participativa.
• Proporcionan la posibilidad de solucionar un gran número de necesidades y desafíos, tanto de la organización como de las personas.

Para los equipos de trabajo:

• Proporcionan a los grupos de trabajo oportunidades para aprender a trabajar en equipo, orientados por los valores, objetivos y la estrategia organizacional.
• Permiten a sus integrantes valorar diferentes puntos de vista y generar en equipo ideas de conjunto.
• Proveen una oportunidad a sus integrantes para resolver desafíos y problemas colaborativamente.
• Permiten concretar proyectos utilizando los recursos disponibles de manera eficiente.

Para las personas:

• Permiten compartir ideas, expresar sentimientos y entregarse apoyo mutuo.
• Constituyen una oportunidad de inclusión y participación.
• Contribuyen a que las personas se comprometan con los resultados, acciones, metas y procesos en que han colaborado.
• Permiten a los integrantes del equipo valorar y aprender de los demás y de todos los procesos funcionales del área.
• Ofrecen herramientas que permiten maximizar y lograr objetivos.

1. Determinar si es necesario efectuar una reunión, tomando en cuenta tener una razón que justifique la reunión.

   • ¿Es necesario realizar la reunión?
   • ¿Cuánto tiempo se invertirá?
2. Contar con un objetivo determinado.

   • ¿Para qué nos vamos a reunir?
3. Identificar a los asistentes.

   • ¿Quiénes son necesarios en la reunión?
   • ¿Por qué son necesarios en la reunión?
   • Tomar en cuenta conocimiento, experiencia, capacidades y rango de acción de cada participante.
4. Analizar disponibilidad de asistentes.

   • Disponibilidad de horarios.
   • Horarios óptimos.
5. Sintetizar la información que se debe comunicar.

   • Contar con información relevante para la reunión.
   • Reducir en términos breves y precisos la información.
   • Contar con orden en las ideas, claridad y brevedad.
   • Evitar información repetitiva.
6. Determinar los recursos necesarios.

   • Lugar de la reunión.
   • Equipo necesario.
   • Material requerido.
7. Elaborar la agenda en Bitrix24.

   • Informar motivo de la reunión.
   • Informar objetivos a seguir.
   • Informar temas que se tratarán.
   • Informar tiempos por tema.
8. Convocar a los asistentes.

   • Convocar con antelación suficiente.

1. Revisar la agenda de la reunión.
2. Confirmar asistencia.
3. Prepararse.

   • Revisar los temas que se tratarán en la reunión.
   • En caso de ser necesario preparar material a presentar.
   • Programar calendarios y evitar el traslape de horarios con otros asuntos.

1. Preparar los recursos.

   • Un día antes deberá verificar el tipo de tecnología o sistema con la cual realizará la presentación, para que en caso de requerir un equipo especial, conexiones a energía, software, conexiones e incluso la conexión de internet, se anticipe con el encargado de dicha área.
   • Llevar material adecuado para la reunión, deberá familiarizarse con los sistemas que se encuentren en la sala (aire acondicionado, rutas de evacuación, sanitarios, etc.).
   • Verificar que los temas a tratar tomen el tiempo adecuado conforme a lo establecido en la reunión anterior o conforme a la convocatoria enviada.
   • Llevar la lista de asistencia o formularios.
2. Asistir puntualmente.

   • Verificar que se tengan todos los recursos disponibles antes de comenzar la reunión.
3. Nombrar entre los asistentes a una persona que tome nota de la minuta y acuerdos.
4. Desarrollar la reunión.

   • Presentar y enfatizar al tema a tratar con sus objetivos.
   • Revisar la minuta anterior y el cumplimiento de las tareas acordadas.
   • Desarrollar los temas conforme a la agenda respetando los tiempos asignados.
   • Reflejar los acuerdos en el sistema de tareas de Bitrix bajo el punto “Acuerdos”.
   • Concluir la reunión.
   • Recapitular los acuerdos alcanzados durante la reunión.
   • Definir la fecha para nueva reunión y generar la nueva agenda en Bitrix.
   • Agradecer la asistencia verificando que todos los participantes se hayan anotado en la lista de asistencia y si es el caso se hayan llenado los formularios.

1. Asistir puntualmente.

   • En caso de que no pueda hacerlo, asignar a un representante.
2. Llevar el material relacionado a los temas o tareas que apliquen.
3. Participar.

   • Anotarse en la lista de asistencia o formularios.
   • Solicitar el uso de la palabra cuando considere que puede aportar valor a la discusión.
   • Evitar el uso de celulares.
   • Conservar un solo diálogo durante la reunión.

1. Realizar las tareas acordadas.