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Manual de procedimientos maestros
Procedimiento del Comité de Dirección
MPM-DG-096
Revisión 3
Procedimiento del Comité de Dirección
1. Control
1.1. Tabla de autorizaciones
| No. de Revisión | Emitido por | Autorizado por |
|---|---|---|
| 03 | Victor Landa / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad | Ricardo Bastón / Director General |
1.2. Registro de revisiones
| No. de Revisión | Fecha de la Revisión | Motivo de la Revisión |
|---|---|---|
| Original | Febrero-2019 | Edición original |
| 1 | Mayo 2020 | Revisión anual |
| 2 | Noviembre 2021 | Separación de la Dirección Jurídica y Recursos Humanos |
| 3 | Febrero 2023 | Actualización del día en que se lleva a cabo el Comité |
1.2.1. Responsable de la revisión
El responsable de editar, revisar y actualizar este procedimiento es el Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad.
1.2.2. Criterios de revisión
Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año a partir de la fecha de emisión, o antes si se cambia para mejorar el sistema administrativo de la organización, o bien, a causa de la generación o actualización de la regulación aplicable.
1.3. Lista de distribución
- Dirección General
- Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad
- Dirección de Operaciones
- Dirección de Mantenimiento
- Dirección de Finanzas
- Dirección de Cadena de Suministro
- Dirección Jurídica
- Dirección de Tecnología de Información
- Dirección Comercial
- Gerencia de Recursos Humanos
2. Contenido
2.1. Definiciones y acrónimos
2.1.1. Definiciones
KPI. Indicador clave de rendimiento: Es una métrica enfocada a aquellos aspectos relativos al desempeño de la empresa que resultan clave para lograr el éxito.
2.1.2. Acrónimos
KPI. Key Performance Indicator (Indicador clave de rendimiento)
DMM. Daily Management Meeting
TI. Tecnología de Información
2.2. Objetivo
El objetivo del procedimiento es establecer los lineamientos de operación del Comité de Dirección.
El Comité de Dirección tiene como objetivo definir las estrategias y métricas encaminadas al logro de los objetivos definidos por la presidencia y Dirección General de TAR Aerolíneas.
2.3. Alcance
El alcance de este comité es a todos los directores de TAR Aerolíneas principalmente, quienes cada año calendario definen sus objetivos particulares y KPI´s partiendo del objetivo presentado por el Director General.
2.4. Referencias
- N/A
2.5. Conformación del Comité de Dirección
El Presidente del Comité es el Director General.
El Comité de Dirección está conformado por los siguientes participantes:
- Presidente del Comité
- Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad
- Director de Finanzas
- Director Comercial
- Director de Operaciones
- Director de Mantenimiento
- Director de Cadena de Suministro
- Director Jurídico
- Director de Tecnología de la Información (TI)
- Gerente de Recursos Humanos
El Comité sesiona todos los viernes de la semana, sin embargo, es posible que por cuestiones de la operación o por falta del presidente del Comité, esta sesión se cancele y de no poderse reprogramar en la misma semana, se retomará en la siguiente sesión.
2.5.1. Participación mínima
Para que una sesión del Comité se realice, esta debe ser presidida siempre por el Presidente del Comité.
En relación a los Directores, su asistencia es importante, por lo cual, se requiere contar con la mayoría de ellos.
La asistencia de los miembros del Comité puede ser presencial o por teleconferencia.
Independientemente de que un Director que se encuentre fuera de las oficinas corporativas decida incorporarse a la teleconferencia, se requiere que asigne a un delegado para que asista a la reunión para exponer sus temas, esto con base en la política de delegación de funciones.
2.6. Descripción del procedimiento
2.6.1. Introducción
Partiendo de la visión de TAR Aerolíneas, de llegar a ser la aerolínea regional representativa de México, brindando el mejor servicio a nuestros clientes, lo que implica para todos los colaboradores, además del servicio, asegurar un vuelo seguro, de calidad y puntual. En este sentido, la Dirección General, consciente de esto, ha implementado este Comité a nivel directivo, con una frecuencia semanal, con el fin de poder lograr una comunicación efectiva dentro de la organización, partiendo de las personas que lideran la organización con el único interés, de que les permita estar conscientes en todo momento del rumbo que lleva nuestra empresa, y reaccionar en tiempo y de manera oportuna a cambios que por factores externos o internos modifiquen nuestro rumbo. A través de este Comité también se busca mantener una retroalimentación directa con la alta dirección y la presidencia sobre los temas que pudieran afectar la operación, o que, en su momento, alerten sobre una necesidad de cambio en las estrategias en todos los rubros (de seguridad y calidad de las operaciones, de la aeronavegabilidad de las aeronaves, financieros, comercial y recursos tanto de infraestructura, materiales y humanos) para que siempre se logren los objetivos. Esto nos permite también llevar un termómetro de nuestra operación en términos de seguridad y calidad con base a los indicadores planteados año con año. Este Comité, por tanto, genera una integración de las distintas áreas de la organización bajo las premisas de: trabajo en equipo, atención a clientes y sentido de pertenencia. Esto manteniendo y sembrando los valores de honestidad, lealtad y disciplina.
| Paso | Responsable | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | Presidente del Comité | Convoca en el DMM hasta un día antes, la realización de la reunión del Comité, por lo cual los Directores se dan por enterados de la misma. |
| 2 | Miembros del Comité | Cualquier miembro, genera una carpeta denominada Comité de Dirección en el Drive de Bitrix. Dentro de ésta carpeta se genera una subcarpeta por cada Comité, la cual, se identifica con el mes y día en que corresponde la reunión. |
| 3 | Directores | Cargan o copian la presentación que van a exponer en la carpeta del comité que corresponda, a fin de mantener un registro de los temas presentados. |
| 4 | Directores | Presentan sus indicadores o temas. Las Direcciones que indistintamente deben presentar sus resultados semanales son:
Alcance de las presentaciones: Como política de la dirección, en este Comité se presenta información de la operación transcurrida de jueves a miercoles de la semana en la que se llevará a cabo el Comité. Esto con el fin de que todas las presentaciones se analicen con la misma referencia de la operación.
El objetivo de la presentación de esta área es presentar los eventos medios y altos que se pudieran presentar en la semana con base a los objetivos e indicadores establecidos en el Manual de Seguridad Operacional. El presentar el índice de los indicadores por mes y el análisis de los eventos ocurridos, permite identificar de manera inmediata la existencia de una situación técnica u operativa a la cual se le deba da un seguimiento o establecer acciones a implementar a nivel de una o diferentes direcciones. También se muestra el avance semanal en el programa de auditorías y en el programa de capacitación de todo el personal de la aerolínea y proveedores de servicio subcontratados. En esta presentación, también se exponen algunas fallas recurrentes que pudieran generar una tendencia que genere interrupciones operacionales.
Proveer al Comité de Dirección de orientación estratégica, midiendo el desempeño financiero histórico y proyectado de la compañía. Permitiendo con ello medir el grado de alcance de los objetivos financieros establecido en el presupuesto, permitiendo identificar necesidades, retos y oportunidades que apoyarán la toma de decisiones a nivel estratégico y operativo.
La presentación de Comité presenta la segunda semana de cada mes los resultados definitivos históricos del periodo inmediato previo, presentando en el resto de las semanas el estimado del desempeño del periodo corriente. Para ambos casos, la presentación contiene, por lo menos; la siguiente información:
El objetivo de la presentación del comité directivo de parte de la Dirección Comercial esta enfocado en 3 puntos principales:
El objetivo de la presentación de esta área es informar los índices de puntualidad y confiabilidad operativa del periodo semanal en cuestión, así como poder mostrar el impacto de cada área en la puntualidad de los vuelos, para que se tomen las medidas correctivas correspondientes. También se muestra a través de gráficas , la utilización de la flota, de las tripulaciones , combustible cargado por hora, monitoreo de programas como el “5B” que permiten mejorar la puntualidad y cualquier otra información relevante que se haya generado.
Objetivo de la presentación es dar a conocer al Comité de Dirección el status de los objetivos del área de Mantenimiento para recibir retroalimentación y solicitar apoyo en los casos necesarios.
El objetivo de la presentación de la Dirección de Cadena de Suministro es reportar al Comité la utilización de los recursos en materia de compras técnicas, así como el valor del inventario en el almacén técnico y los indicadores más relevantes sobre la disponibilidad de partes. El alcance está delimitado a las compras técnicas y almacén técnico, pudiendo adicionar cuando aplique, temas relacionados a compras generales. * Jurídico El objetivo de la presentación de la Dirección Jurídica es reportar al Comité el estatus de cualquier proceso legal relacionado con la empresa, así como el impacto el impacto económico de dichos procesos en las finanzas de la empresa. |
| 5 | Miembre asignado | Controla y proyecta las presentaciones. Al final de la última presentación se tratan temas o asuntos generales. |
| 6 | Miembros del Comité | Tomar nota de los acuerdos correspondientes a sus áreas y dar atención a los mismos. Al final de la reunión de Comité el Director General realiza un breve resumen de la operación de la semana analizada puntualizando las medidas que se requieren aplicar para conseguir los objetivos. Nota: Con el fin de que el Comité sea ágil y práctico, no es necesario generar lista de asistencia, ni una aprobación de la minuta previa, ni tampoco seguimiento documental de acuerdos, ya que el seguimiento se realiza en la reunión matutina diaria (DMM - Daily Management Meeting) la cual tiene por objeto, dar seguimiento a los temas relevantes de la operación general de la organización. |
2.7. Documentos aplicables y/o anexos
- N/A
| AVISO DE CONFIDENCIALIDAD Y ALCANCE LEGAL La información, organización, gráficas, diseño, compilación, know-how y otros aspectos de los elementos contenidos en este documento, incluyendo la plataforma de Intranet, son de carácter confidencial por lo que queda estrictamente prohibida por ley su copia, reproducción por cualquier medio, divulgación verbal o escrito y/o distribución total o parcial, sin autorización expresa de Link Conexión Aérea S.A. de C.V. conocida bajo el nombre comercial de TAR Aerolíneas. La publicación o transmisión de información o documentos contenidos en la intranet de TAR Aerolíneas no constituye una renuncia de cualquier derecho relacionado con tales documentos o información. En este sentido, TAR Aerolíneas hace expresa reserva del ejercicio de todas las acciones, tanto civiles como penales, destinadas al resguardo de sus legítimos derechos. |
