El responsable de editar, revisar y actualizar este procedimiento es el Gerente de Aseguramiento de Calidad.

Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año a partir de la fecha de emisión, o antes si se cambia para mejorar el sistema administrativo de la organización, o bien, a causa de la generación o actualización de la regulación aplicable.

1. Dirección General
2. Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad
3. Dirección de Operaciones
4. Dirección de Mantenimiento
5. Gerencia de Aseguramiento de Calidad
6. Gerencia de Ingeniería y Planeación
7. Jefatura de Ingeniería de Operaciones

Administrador del SAD. Es la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad.

Autor. Es cualquier persona dentro de la organización, que desea proponer y documentar una política, procedimiento o método. Es la persona responsable de conjuntar toda la información relacionada con el tema que se está tratando y de proponer a la organización, a través de una política, método o procedimiento, la forma en cómo se deberían hacer las cosas para tener un buen sistema de calidad y cumplir adecuadamente con la política de calidad. El autor no necesariamente es la única persona que domina esta información. En la elaboración de políticas, métodos y procedimientos se pueden tomar e incluir los puntos de vista de las demás personas y áreas involucradas. El propósito principal al elaborar una política, método o procedimiento, además de documentar los lineamientos y la forma cómo se realiza una actividad o proceso, es darle valor a la organización.

Bitrix. Plataforma oficial de comunicación interna utilizado para el control y distribución de información, documentos, minutas, reuniones, acuerdos, avisos y todo lo necesario para efectuar las tareas administrativas eficientemente en TAR Aerolíneas.

Director de Área. Ejecutivo responsable de cada área en la organización. Nota: En áreas en donde no exista un nivel organizacional de Director, la persona que fungirá como tal será el siguiente con nivel inmediato inferior.

Documento. Es cada política, procedimiento, método o formato que existe en el Sistema de Administración de Documentos y que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

Documentos aplicables y/o anexos. Son todas aquellas fuentes de información complementaria que permiten ejecutar adecuadamente la política, procedimiento o método. Esta información se considera vital y necesaria para cumplir con la política, procedimiento o método respectivo. Cuando sea práctico, los anexos se pueden adjuntar a la política, procedimiento o método, tales como: formatos, guías, referencias, manuales, normas, etc.

IOSA ¹⁾. Es el programa de auditoría de seguridad operacional de la IATA, que consiste en un sistema de evaluación internacionalmente reconocido y aceptado, diseñado para evaluar los sistemas operativos de gestión y control de una aerolínea.

Método. Es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo.

Política. Es el conjunto de lineamientos directivos que rigen la actuación de una persona relacionados a un tema particular. La política facilita al personal la toma de decisiones.

Procedimiento. Es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo dos o más personas realizan un trabajo.

Procedimiento técnico. Es un procedimiento asociado al cumplimiento de la normatividad aeronáutica, estándares IOSA o manuales aprobados por la Agencia Federal de Aviación Civil.

Sistema de Administración de Documentos. Es el sistema de gestión y control de documentación interna utilizado para conducción y soporte de las operaciones en la organización. Este sistema está basado en un ambiente “Wiki” y su propósito es garantizar que los documentos como manuales, procedimientos, políticas y formatos aprobados, actualizados y estén disponibles para el personal cuando los requiera utilizar.

Usuario. Es el colaborador interno o extreno de TAR Aerolíneas quién desempeña alguna función en el desarrollo de las operaciones de vuelo administrativas u operativas

Wiki²⁾ (del hawaiano wiki, ‘rápido’)³⁾ es el nombre que recibe un Sitio web, cuyas páginas pueden ser editadas directamente desde el navegador, donde los usuarios crean, modifican o eliminan contenidos que, generalmente, comparten.

IATA. International Air Transport Association.

IOSA. IATA Operational Safety Audit.

MD. Manual de Despacho.

MGM. Manual General de Mantenimiento.

MGO. Manual General de Operaciones.

MOT. Manual de Operaciones en Tierra.

MPE. Manual de Procedimientos en Emergencia.

MSO. Manual de Seguridad Operacional.

PSPAII. Programa de Seguridad para la Prevención de Actos de Interferencia Ilícita.

PIRE. Plan Interno de Respuesta en Emergencia.

SAD. Sistema de Administración de Documentos de TAR Aerolíneas.

Definir la estructura y requerimientos para estandarizar la elaboración, actualización y control de los manuales operativos regulados por la AFAC.

Este método es aplicable a las áreas operativas y administrativas de la organización que requieran elaborar o actualizar los manuales operativos asignados.

N/A

1. Revisar los manuales regulados por la AFAC con el fin de:

   1. Asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente.
   2. Verificar el apego a los estándares IOSA.
   3. Verificar la consistencia con los demás manuales autorizados, como el MGO, MGM, MD, MOT, MSO, PSPAII, MPE, etc., y demás procedimientos internos de la organización.
2. Aprobar mediante una declaración dentro del manual y publicar electrónicamente los manuales para que se consideren oficiales dentro de la organización.
3. Emitir recomendaciones a las áreas emisoras de los manuales correspondientes, basadas en la reglamentación y las mejores prácticas de la industria.

1. Asignar un número consecutivo de código al autor del manual (para manuales nuevos). El número asignado en el código será único para dicho manual dentro de la organización.
2. Publicar los manuales de acuerdo a este procedimiento.
3. Crear los espacios en el sistema (para manuales nuevos), asignando los privilegios de acuerdo a la solicitud del autor.

1. Documentar los procedimientos operacionales regulados en los manuales correspondientes a través de sus áreas.
2. Asegurar que los manuales que se estén emitiendo dentro de su área ayuden a incrementar la eficiencia de la organización.
3. Mantener el control interno de los manuales que su área ha generado. Este control incluye la elaboración, revisión, distribución y actualización.
4. Asignar un código de identificación a los manuales proporcionado por el administrador del SAD
5. Realizar la gestión de los manuales para su revisión interna, con la autoridad y su difusión a las áreas correspondientes.
6. Implantar y supervisar, con todo el personal directamente involucrado, los procedimientos para asegurar que el área las incorpore en su trabajo diario.

1. Elaborar o actualizar procedimientos nuevos o regulados congruentes en los manuales operativos con las demás políticas y procedimientos de la organización.
2. Elaborar los manuales operacionales con base a las características y estándares emitidos en este procedimiento.
3. Mantener informado a la DSA de revisiones o boletines generados para su revisión interna antes de ser gestionados con la autoridad para su aprobación.

1. Reportar en cualquier momento al área emisora, las recomendaciones u observaciones que consideren necesario incluir o modificar en el manual correspondiente, a través de la sección “Discussion”.
2. Mantener la confidencialidad de la información contenida en los manuales.
3. Leer los manuales que les correspondan y mantenerse informado acerca del estado de actualidad de los mismos u de alguna otra información generada en la organización y difundida a través de los medios disponibles oficiales.
4. Apegarse y actuar con base al contenido de los manuales, políticas y demás ordenamientos oficiales generados por la organización en cuestión de labores operativas para desarrollar operaciones seguras y de calidad.
5. Difundir la toda la información recibida (manuales, circulares o avisos de Bitrix) de forma oportuna cuando se tenga manejo de personal a su cargo a través de los diferentes medios disponibles oficiales controlados manteniendo la evidencia de dicha difusión.

El diagrama de flujo de este procedimiento se muestra en el Anexo 1.

El propósito principal del sistema de administración de documentos es garantizar de manera controlada, precisa, continua y actualizada la disponibilidad de los documentos para el uso del personal requerido cuando lo necesite. Ejemplos de documentos internos controlados incluyen, entre otros, manuales de operaciones, listas de verificación, manuales de capacitación, manuales de políticas y procedimientos internos. Los documentos recibidos de fuentes externas son aquellos que contienen material que es pertinente que realice el operador para la seguridad de las operaciones (por ejemplo, reglamentos, normas de funcionamiento, información técnica y datos).

TAR gestiona su documentación de manera digital a través del SAD donde se controla y publica información necesaria para la conducción de las operaciones generada por TAR. La información técnica digital generada por terceros se controlará a través de la designación de usuarios y contraseñas para el acceso sus plataformas y poder utilizar la información. Para la clasificación del tipo de documentación que se maneja se desglosan los siguientes tipos de documentación:

• Documentación tipo 1 (documentación basada en URL)

  • Documentación disponible a través de intranet, extranet o recursos basados en Internet. La versión controlada de los documentos siempre se presenta o se muestra a los usuarios de forma electrónica. Dicha documentación está basada en URL y normalmente se muestra como una página HTML.
  • Características: el contenido controlado se muestra a los usuarios como una intranet, extranet o página web a través de un medio electrónico.
  • La modificación del documento no es posible por el Operador / Proveedor.

• Documentación tipo 2 (basada en software)

  • Documentación disponible a partir de software desarrollado por el usuario o adquirido de proveedores comerciales (por ejemplo, biblioteca de vuelo electrónica, sistema de gestión de documentos); La versión controlada de los documentos siempre se presenta o se muestra a los usuarios de forma electrónica.
  • Los identificadores comunes de información en dichos programas pueden ser marcos o módulos mediante los cuales se puede navegar (por ejemplo, módulos EFB para “FCOM”, “Despegue”, “Peso y balance” y otras áreas funcionales).
  • A estos marcos o módulos se les puede hacer referencia principalmente mediante una ruta o título del módulo respectivo.
  • Características: el contenido controlado se muestra a los usuarios en diversas aplicaciones de software a través de un medio electrónico.
  • La modificación del documento podría ser iniciada por el Operador / Proveedor, pero realizada por otra entidad.
• Documentación tipo 3 (archivos en servidores)

  • Documentación que está disponible desde los archivos del servidor (por ejemplo, archivos .doc, .pdf) y que se accede a través de redes de toda la organización (por ejemplo, MS SharePoint). La versión controlada de los documentos se puede presentar o mostrar electrónicamente o en papel, según lo define el operador. Cada versión de dicha documentación debe mostrar un identificador de versión y una fecha de vigencia.
  • Características: el contenido controlado se muestra a los usuarios en los archivos de usuarios convencionales a través de un medio electrónico, o se muestra en forma impresa en un documento de papel; ya sea que se muestre electrónicamente o en papel, debe incluir un identificador de versión y una fecha de vigencia.
  • La modificación del documento podría ser iniciada, llevada a cabo y controlada por el Operador / Proveedor.

TAR define la jerarquía de los documentos emitidos en 4 niveles y a su vez estos niveles tienen documentos agrupados por tipo, ya sean del tipo administrativos o técnicos.

1.- Manuales corporativos

• Manual de políticas corporativas
• Códigos y reglamentos
• Manual de procedimientos maestros

2.- Documentos regulados por autoridades aeronáuticas

• Permisos, autorizaciones y certificados.
• Manuales regulados por la AFAC

3.- Manuales de procedimientos internos

• Manuales de procedimientos internos administrativos
• Manuales de procedimientos internos técnicos

4.- Catálogos de formatos y circulares

• Catálogo de formatos administrativos
• Catálogo de formatos técnicos
• Catálogo de circulares por año

Se realizará una copia de seguridad de los documentos del SAD en formato pdf y organizado de la misma jerarquía que en el SAD para que puedan ser respaldado mediante un dispositivo de almacenamiento externo a cargo de la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad a través de un software destinado a crear copias de seguridad de los archivos electrónicos de manera mensual los primero 10 días del mes.

TAR establece que los documentos que tendrán el carácter de oficiales y vigentes, son los publicados en el SAD y sus copias generadas a través de ella.

La retención de los documentos en el SAD es indefinida hasta que pierdan su vigencia y la retención de documentos que realiza el SAD se mantendrá como historiales 3 año a partir de que dejen de estar vigentes. La documentación no vigente que ha excedido los 6 meses de resguardo pasará al estatus de obsoleta será eliminada por medio del gestor de archivos del propio SAD cada 12 meses por el administrador del sistema.

La información publicada en el SAD es la única que puede ser impresa y mantendrá oficial y permanecerá vigente durante 2 semanas, es responsabilidad del usuario anotar la fecha de impresión si no lo hace el sistema de manera automática y verificar su estado de actualidad si se pretende usar posterior al tiempo de vigencia mencionada, pudiendo anotar la fecha en que se verifico nuevamente esa actualización para continuar vigente 2 semanas más. Una vez pasado el tiempo de vigencia es responsabilidad de usuario eliminarla para no crear confusiones.

Documentos no controlados: cualquier copia que no se obtenga a través de una distribución por parte del autor del manual y este establecida en su lista de distribución, se considera una copia no controlada y de solo referencia, aun y cuando haya sido obtenido de un manual actualizado y autorizado para esa fecha teniendo la responsabilidad de identificar dicha copia como solo referencia y no podrá utilizarla para procedimiento o difusión de información a otras personas.

Eliminación: Una vez que se haya paso el periodo establecido de resguardo de revisiones como historial se procederá a destruir esa información de acuerdo con el tiempo de distribución que se haya realizado, concentrando todas aquellas revisiones el autor y notificándole al administrador del SAD para que elimine los documentos obsoletos de la base de carga de documentos.

El Director de Mantenimiento es autorizado por el fabricante de tener el acceso como super usuario en el sistema, con el cual se crearán las cuentas a las personas que lo requieran a través su sistema interno de gestión de cuentas a través de las solicitudes de los responsables de las diferentes áreas. Pudiendo delegar esta función a sus gerentes, así mismo son ellos los identificados como enlace con el fabricante por medio del correo electrónico, teléfono y personalmente. Adicionalmente son los responsables de difundir cualquier tipo de información pertinente que de soporte a las operaciones obtenida por el fabricante.

Estos procedimientos sueltos se verán de manera electrónica del tipo 2 de documentación y se tiene establecido el procedimiento maestro para la emisión de procedimientos internos ya sea técnicos o administrativos los cuales vienen incluidas las características de títulos y temas con un ID o código, control, aplicabilidad, efectividad, lista de distribución y la responsabilidad de la autorización y publicación del documento a través del SAD.

Para difundir circulares que son documentos de estricto uso interno utilizado para difundir información en forma expedita y que no afecta a los procedimientos de la empresa, por lo cual se deberá seguir el procedimiento maestro para controlar y difundir circulares en el Sistema de Administración de Documentos.

El propósito principal del sistema de administración de registros es garantizar de manera controlada, precisa, continua y actualizada la disponibilidad de los registros operacionales como evidencia de la continuidad de las operaciones aéreas.

Esta política es aplicable para todos los registros operacionales, controles (bases de datos de tiempos) y reportes que se generan para dar soporte a las operaciones aéreas de las áreas de Operaciones, Capacitación, Seguridad Aérea y Mantenimiento.

Con el fin de poder mantener una administración y control de todos los registros de las operaciones aéreas de TAR se definirán procesos de características que son necesarios desarrollar y cumplir para mantener los registros disponibles para cuando sean requeridos, ya sea de modo interno o cuando una autoridad los requiera. TAR administra sus registros de manera digital a través de una nube del sistema Bitrix donde se organizan, controlan y resguardan los registros generados durante las operaciones.

Los registros se dividen en cuatro áreas; Operaciones, Capacitación, Seguridad Aérea y Mantenimiento, los cuales a su vez estos registros pueden mantenerse de dos tipos, pueden tenerse registros en papel y de forma digital.

De forma digital se clasificada e identificada de la siguiente manera.

Los registros en papel se clasifican e identifican de la siguiente manera.

Los registros pueden ser escritos, completados o elaborados a mano o de manera digital a través de procesadores de texto, por lo que se deberán de ser legibles cuando sean elaborados a mano usando letra de molde y usando bolígrafo, al finalizar el día de operaciones se deberán digitalizar con una calidad mínima de 150 ppp para mantener una buena legibilidad en un archivo tipo .pdf de acuerdo con su clasificación e identificación y manteniendo el archivo físico original agrupado con el resto de la papelería operacional por vuelo de acuerdo con su clasificación e identificación.

Los archivos de los registros se mantienen en resguardo de manera obligatoria para dar acceso a la autoridad por el tiempo regulado que estable la legislación vigente para cada tipo de registro en su formato físico y que se especifica en el procedimiento de recuperación y control de registros en una bodega con acceso controlado en la Base de operaciones Querétaro, ya sea los registros de operaciones a cargo del personal de la estación y los de mantenimiento en otra bodega a cargo del taller de mantenimiento contratados, los registros digitales se mantendrán como historial debido a que el tamaño del servidor donde se archivan es bastante amplio se mantendrán por 36 meses adicionales a los regulados, , a estos registros solo podrá tener accesos el personal TAR, con el consentimiento del administrador del sistema, solo los que estén dentro de los tiempos.

El sistema Bitrix tiene elementos de seguridad definidos por parte del administrador en cuestión de seguridad contra posibles afectaciones de terceros, por otra parte, solo al personal que dentro de sus responsabilidades y funciones le sea necesario acceder a la carpeta donde se mantienen los registros ya sea para cargarlos, supervisarlos o calificarlos tendrá acceso una vez que sea formalmente contratado, asignándole un usuario y una contraseña para ingresar al sistema Bitrix y se le dará acceso compartido a dicha carpeta por indicaciones de su superior inmediato responsable de alguna de las acciones mencionadas en cuanto a la clasificación de los registros. Además, como medida de seguridad en cuanto a una recuperación de archivos, el drive mantiene una carpeta de elementos eliminados donde se mueven los archivos que un usuario elimine de manera accidentalmente, para que en caso de ser necesario se pueda restaurar el archivo.

Se realiza una copia de seguridad de los archivos (registros) del drive organizado en el servidor de TAR y en un dispositivo de almacenamiento externo a cargo de la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad a través de un software destinado a crear copias de seguridad de los archivos electrónicos de manera diaria.

Para los registros en formato físico que llegan al límite de tiempo en archivo muerto y dependiendo del tipo de registro se procederá a su identificación de archivo en resguardo o archivo muerto para su eliminación por medio de la trituración con el fin de que no se les dé mal uso. Por lo que se debe de mantener un registro de los archivos almacenados en el archivo muerto y en resguardo, con su fecha programada para la eliminación si corresponde y contratar un proveedor de servicios de trituración dejando constancia del hecho, esto se realizará de manera periódica de acuerdo a las necesidades y conveniencia de TAR. Con relación a los registros digitales después del tiempo de retención histórica estos podrán ser eliminados por el administrador de manera permanente dejando registro en una tabla de control, pudiendo eliminar las copias de seguridad de esos mismos registros.

• MPM-DSO-GAC-006: Procedimiento para elaborar, revisar y controlar procedimientos
• MPM-DSO-GAC-014: Procedimiento para cargar y actualizar manuales autorizados por la AFAC