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Table of Contents
Manual de procedimientos maestros
Procedimiento para cargar y actualizar manuales autorizados por la DGAC
MPM-DSO-GAC-014
Revisión Original
Procedimiento para cargar y actualizar manuales autorizados por la DGAC
1. Control
1.1. Tabla de autorizaciones
| No. de Revisión | Emitido por | Revisado por | Autorizado por |
|---|---|---|---|
| Original | Mauricio Hernández / Auditor de Aseguramiento de Calidad | Gustavo Villafuerte / Gerente de Aseguramiento de Calidad | Omar López / Director de Seguridad Operacional |
1.2. Registro de revisiones
| No. de Revisión | Fecha de la Revisión | Motivo de la Revisión |
|---|---|---|
| Original | 1-marzo-2018 | Edición original |
1.2.1. Responsable de la revisión
El responsable de editar, revisar y actualizar este procedimiento es el Gerente de Aseguramiento de Calidad.
1.2.2. Criterios de revisión
Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año a partir de la fecha de emisión, o antes si se cambia para mejorar el sistema administrativo de la organización, o bien, a causa de la generación o actualización de la regulación aplicable.
1.3. Lista de distribución
- Dirección General
- Dirección de Seguridad Operacional
- Dirección de Operaciones
- Dirección de Mantenimiento
- Gerencia de Aseguramiento de Calidad
- Gerencia de Seguridad Aérea
- Gerencia de Ingeniería y Planeación
- Jefatura de Ingeniería de Operaciones
2. Contenido
2.1. Definiciones y acrónimos
2.1.1. Definiciones
Administrador del SAD. Es la Dirección de Seguridad Operacional.
Autor. Es cualquier persona dentro de la organización, que desea documentar o proponer una política, procedimiento o método. Es la persona responsable de conjuntar toda la información relacionada con el tema que se está tratando y de proponer a la organización, a través de una política, método o procedimiento, la forma en cómo se deberían hacer las cosas para tener un buen sistema de calidad y cumplir adecuadamente con la política de calidad. El autor no necesariamente es la única persona que domina esta información. En la elaboración de políticas, métodos y procedimientos se pueden tomar e incluir los puntos de vista de las demás personas y áreas involucradas. El propósito principal al elaborar una política, método o procedimiento, además de documentar los lineamientos y la forma cómo se realiza una actividad o proceso, es darle valor a la organización.
Bitrix. Plataforma de comunicación interna utilizado para el control de documentación, minutas, reuniones, acuerdos y todo lo necesario para efectuar las tareas eficientemente en TAR Aerolíneas.
Documento. Es cada política, procedimiento, método o formato que existe en el Sistema de Administración de Documentos.
Documentos aplicables y/o anexos. Son todas aquellas fuentes de información complementaria que permiten ejecutar adecuadamente la política, procedimiento o método. Esta información se considera vital y necesaria para cumplir con la política, procedimiento o método respectivo. Cuando sea práctico, los anexos se pueden adjuntar a la política, procedimiento o método, tales como: formatos, guías, referencias, manuales, normas, etc.
Procedimiento. Es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo dos o más personas realizan un trabajo.
Sistema de Administración de Documentos. Es el sistema de gestión y control de documentación interna utilizado para conducción y soporte de las operaciones en la organización. Este sistema está basado en un ambiente “Wiki” y su propósito es garantizar que los documentos necesarios, precisos y actualizados estén disponibles para el personal cuando los requiera utilizar.
Wiki1) (del hawaiano wiki, ‘rápido’)2) es el nombre que recibe un Sitio web, cuyas páginas pueden ser editadas directamente desde el navegador, donde los usuarios crean, modifican o eliminan contenidos que, generalmente, comparten.
2.1.2. Acrónimos
SAD. Sistema de Administración de Documentos de TAR Aerolíneas.
2.2. Objetivo
Definir las guías y responsabilidades para la carga y actualización de los manuales regulados por la DGAC en formato digital.
2.3. Alcance
Este método es aplicable a las áreas que tienen bajo su responsabilidad, la elaboración y actualización de los manuales regulados por la DGAC.
2.4. Referencias
2.5. Responsabilidades
2.5.1. Autores / Revisores
- Elaborar y actualizar los manuales que le corresponden en formato digital para cargarlos en el SAD.
- Cargar y/o actualizar en el SAD los manuales que le corresponden en un plazo no mayor a 5 días después de haber recibido el oficio de autorización del manual o boletines que lo afecten, tomando como referencia la notificación al responsable del manual por parte del gestor; o bien, si se trata de boletines que no requieren ser sometidos a autorización de la DGAC, los 5 días contarán a partir de la fecha de emisión del boletín.
- Redactar y actualizar el contenido de la página en el SAD que corresponde al manual, utilizando su usuario o cuenta. De esta manera su firma electrónica, así como el historial de cambios, quedará registrado automáticamente en la historia del documento.
2.5.2. Usuarios
- Reportar en cualquier momento al área emisora, las recomendaciones u observaciones que consideren necesario incluir o modificar en los manuales o página correspondiente, a través de la sección “Discussion”.
- Mantener la confidencialidad de la información contenida en los manuales.
- Podrán entregar a un tercero una copia de un manual, sólo con la debida autorización del Director del Área emisora y apegándose a la política de confidencialidad correspondiente.
2.5.3. Administrador del SAD
- Asignar un número consecutivo de código. El número asignado en el código será único para dicho manual dentro de la organización.
- Publicar los manuales solicitados de acuerdo a este procedimiento.
2.6. Diagrama de flujo
El diagrama de flujo de este procedimiento se muestra en el Anexo 1.
2.7. Descripción del procedimiento
| Paso | Responsable | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | Autor | Recibe el manual o boletines junto con su oficio de autorización de una revisión nueva; o bien, emite un boletín aplicable a un manual de su responsabilidad que no requiere autorización de la DGAC. |
| 2 | Autor | Prepara los archivos a cargar en el SAD
|
| 3 | Autor | Ingresa con su usuario al SAD y ubica la página donde se encuentra el manual a actualizar, en la sección “Manuales regulados por la DGAC”. |
| 4 | Autor | Edita la página correspondiente al manual para actualizar los encabezados, según aplique. |
| 5 | Autor | Carga el documento completo en formato electrónico en el numeral ““1. Manual completo””. NOTA: Tenga en cuenta que el nombre del documento debe ser de la siguiente manera: “Nombre completo del manual” seguido del “Número de la revisión”, por ejemplo: Manual de Seguridad Operacional Rev. 11 |
| 6 | Autor | Carga el oficio de autorización en el numeral “2. Oficios de autorización”. NOTA: Tenga en cuenta que el nombre del documento debe ser de la siguiente manera: “Oficio de autorización” seguido del “Acrónimo del manual” seguido del “Número de la revisión” , por ejemplo: Oficio de autorización MSO Rev. 11 o si se trata de un boletín debe ser: “Oficio de autorización” seguido del “Código del boletín”, por ejemplo: Oficio de autorización DO-JIO-MD10/17 |
| 7 | Autor | Revisa que los datos de los manuales actualizados sean los correctos. |
| 8 | Autor | Solicita su actualización en el sistema a través de la sección “Solicitar la validación y publicación de documentos”. |
| 9 | Administrador del SAD | Revisa que el documento pueda descargarse y publica la página actualizada a través del sistema con el botón “Approve document”. El sistema enviará una notificación automáticamente al Autor. |
| 10 | Administrador del SAD | Actualiza en el SAD el índice de la página “Manuales regulados por la DGAC” según corresponda. |
| 11 | Autor | Envía una notificación sobre la generación o actualización de boletines o revisión al manual a través de un AVISO/ANNOUNCEMENT de Bitrix. Nota: Este paso NO sustituye la distribución controlada indicada en el interior de los manuales. |
2.8. Documentos aplicables y/o anexos
| AVISO DE CONFIDENCIALIDAD Y ALCANCE LEGAL La información, organización, gráficas, diseño, compilación, know-how y otros aspectos de los elementos contenidos en este documento, incluyendo la plataforma de Intranet, son de carácter confidencial por lo que queda estrictamente prohibida por ley su copia, reproducción por cualquier medio, divulgación verbal o escrito y/o distribución total o parcial, sin autorización expresa de Link Conexión Aérea S.A. de C.V. conocida bajo el nombre comercial de TAR Aerolíneas. La publicación o transmisión de información o documentos contenidos en la intranet de TAR Aerolíneas no constituye una renuncia de cualquier derecho relacionado con tales documentos o información. En este sentido, TAR Aerolíneas hace expresa reserva del ejercicio de todas las acciones, tanto civiles como penales, destinadas al resguardo de sus legítimos derechos. |
