El responsable de editar, revisar y actualizar este procedimiento es el Gerente de Aseguramiento de Calidad.

Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año a partir de la fecha de emisión, o antes si se cambia para mejorar el sistema administrativo de la organización, o bien, a causa de la generación o actualización de la regulación aplicable.

1. Dirección General
2. Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad
3. Dirección de Operaciones
4. Dirección de Mantenimiento
5. Dirección de Tecnologías de Información
6. Dirección Jurídica
7. Dirección Comercial
8. Dirección de Cadena de Suministro
9. Gerencia de Recursos Humanos

Administrador del SAD. Es la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad.

Autor. Es cualquier persona dentro de la organización, que desea proponer y documentar una política, procedimiento o método. Es la persona responsable de conjuntar toda la información relacionada con el tema que se está tratando y de proponer a la organización, a través de una política, método o procedimiento, la forma en cómo se deberían hacer las cosas para tener un buen sistema de calidad y cumplir adecuadamente con la política de calidad. El autor no necesariamente es la única persona que domina esta información. En la elaboración de políticas, métodos y procedimientos se pueden tomar e incluir los puntos de vista de las demás personas y áreas involucradas. El propósito principal al elaborar una política, método o procedimiento, además de documentar los lineamientos y la forma cómo se realiza una actividad o proceso, es darle valor a la organización.

Bitrix. Plataforma oficial de comunicación interna utilizado para el control y distribución de información, documentos, minutas, reuniones, acuerdos, avisos y todo lo necesario para efectuar las tareas administrativas eficientemente en TAR Aerolíneas.

Director de Área. Ejecutivo responsable de cada área en la organización. Nota: En áreas en donde no exista un nivel organizacional de Director, la persona que fungirá como tal será el siguiente con nivel inmediato inferior.

Documento. Es cada política, procedimiento, método o formato que existe en el Sistema de Administración de Documentos y que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

Documentos aplicables y/o anexos. Son todas aquellas fuentes de información complementaria que permiten ejecutar adecuadamente la política, procedimiento o método. Esta información se considera vital y necesaria para cumplir con la política, procedimiento o método respectivo. Cuando sea práctico, los anexos se pueden adjuntar a la política, procedimiento o método, tales como: formatos, guías, referencias, manuales, normas, etc.

IOSA ¹⁾. Es el programa de auditoría de seguridad operacional de la IATA, que consiste en un sistema de evaluación internacionalmente reconocido y aceptado, diseñado para evaluar los sistemas operativos de gestión y control de una aerolínea.

Método. Es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo.

Política. Es el conjunto de lineamientos directivos que rigen la actuación de una persona relacionados a un tema particular. La política facilita al personal la toma de decisiones.

Procedimiento. Es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo dos o más personas realizan un trabajo.

Procedimiento técnico. Es un procedimiento asociado al cumplimiento de la normatividad aeronáutica, estándares IOSA o manuales aprobados por la Dirección General de Aeronáutica Civil.

Sistema de Administración de Documentos. Es el sistema de gestión y control de documentación interna utilizado para conducción y soporte de las operaciones en la organización. Este sistema está basado en un ambiente “Wiki” y su propósito es garantizar que los documentos como manuales, procedimientos, políticas y formatos aprobados, actualizados y estén disponibles para el personal cuando los requiera utilizar.

Wiki²⁾ (del hawaiano wiki, ‘rápido’)³⁾ es el nombre que recibe un Sitio web, cuyas páginas pueden ser editadas directamente desde el navegador, donde los usuarios crean, modifican o eliminan contenidos que, generalmente, comparten.

IATA. International Air Transport Association.

IOSA. IATA Operational Safety Audit.

MD. Manual de Despacho.

MGM. Manual General de Mantenimiento.

MGO. Manual General de Operaciones.

MOT. Manual de Operaciones en Tierra.

MPE. Manual de Procedimientos en Emergencia.

MSO. Manual de Seguridad Operacional.

PSPAII. Programa de Seguridad para la Prevención de Actos de Interferencia Ilícita.

PIRE. Plan Interno de Respuesta en Emergencia.

SAD. Sistema de Administración de Documentos de TAR Aerolíneas.

Definir las guías y requerimientos para estandarizar la elaboración, actualización, control y publicación de las políticas corporativas.

Este procedimiento es aplicable a las áreas operativas y administrativas de la organización que requieran documentar políticas corporativas.

N/A

1. Revisar todas las políticas técnicas con el fin de:

   1. Asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente.
   2. Verificar el apego a los estándares IOSA.
   3. Verificar la consistencia con los manuales autorizados, como el MGO, MGM, MD, MOT, MSO, PSPAII, MPE, etc., y demás procedimientos técnicos de la organización.
2. Aprobar electrónicamente las políticas técnicas para que se consideren oficiales dentro de la organización.
3. Emitir recomendaciones a las áreas emisoras de las políticas correspondientes, basadas en la reglamentación y las mejores prácticas de la industria.

   1. Controlar y resguardar todas las políticas técnicas originales en formato físico creadas bajo este procedimiento, a través de la Gerencia de Aseguramiento de Calidad.

1. Asignar un número consecutivo de código. El número asignado en el código será único para dicha política dentro de la organización.
2. Publicar o direccionar las políticas de acuerdo a este procedimiento.
3. Crear los documentos en el sistema, asignando los privilegios de acuerdo a la solicitud del autor.

1. Documentar las políticas a través de sus áreas.
2. Asegurar que todas y cada una de las políticas que se estén emitiendo dentro de su área ayuden a incrementar la eficiencia de la organización.
3. Mantener el control interno de las políticas que su área ha generado. Este control incluye la elaboración, revisión, distribución y actualización.
4. Asignar un código de identificación a las políticas que genere su área, tomando como referencia el Anexo 1 - Guía para generar los códigos de identificación de las políticas, procedimientos y métodos.
5. Revisar electrónicamente las políticas siguiendo los pasos para su autorización y publicación, de acuerdo al tipo de política creada.
   Nota: Se considerará como documento controlado solamente aquel que:

   1. Tenga la leyenda de aprobación de la Dirección emisora y, en el caso de los documentos técnicos, haya sido validado por la Dirección de Seguridad Operacional, posterior al último cambio registrado.
   2. No aparezca como draft (borrador) en el sistema.
6. Difundir e implantar, con todo el personal directamente involucrado, las políticas para asegurar que el área las incorpore en su trabajo diario.
7. Controlar y resguardar todas las políticas administrativas de su Área originales en formato físico, creadas bajo este procedimiento.

1. Verificar el cumplimiento de las políticas de la organización.

1. Elaborar o actualizar políticas congruentes con las demás políticas y procedimientos de la organización.
2. Elaborar o actualizar nuevas políticas respetando y utilizando cabalmente los lineamientos contenidos en este procedimiento.
3. Redactar la política en el módulo que le corresponde, utilizando su usuario o cuenta. De esta manera su firma electrónica, así como el historial de cambios, quedará registrado automáticamente en la historia del documento.
4. Revisar las políticas publicadas de acuerdo a los criterios de revisión establecidos en cada uno de ellos, con el propósito de asegurar que se cumpla con las políticas establecidas en los manuales regulatorios de la empresa, los estándares IOSA y la normatividad aplicable.
5. Distribuir electrónicamente el documento de acuerdo a la lista de distribución.

1. Reportar en cualquier momento al área emisora, las recomendaciones u observaciones que consideren necesario incluir o modificar en la política correspondiente, a través de la sección “Discussion” ubicada al final del documento.
2. Mantener la confidencialidad de la información contenida en las políticas.
3. Podrán entregar a un tercero una copia de una política, sólo con la debida autorización del Director del Área emisora y apegándose a la política de confidencialidad correspondiente.

El diagrama de flujo de este procedimiento se muestra en el Anexo 2.

• Anexo 1 - Guía para generar los códigos de identificación de las políticas, procedimientos y métodos
• Anexo 2 - Diagrama de flujo
• Anexo 3 - Formato de política impresa