Definir un sistema en el cual se establezcan las guías y requerimientos para estandarizar la elaboración y manejo de todas las políticas, procedimientos y métodos que se realizan dentro de la organización.

Este procedimiento es aplicable a todas las políticas, procedimientos y métodos que se desean documentar.

1. Deberán elaborar políticas, procedimientos y métodos congruentes con las demás políticas y procedimientos de la organización.
2. Podrán elaborar una nueva política, un nuevo procedimiento o un nuevo método, siempre y cuando utilicen un lenguaje sencillo y comprensible, respetando y utilizando cabalmente los lineamientos y normas contenidas en este procedimiento.
3. Deberán redactar la política, procedimiento o método en el módulo “wiki” correspondiente al área involucrada. De esta manera su firma electrónica, así como el historial de cambios, quedará registrado automáticamente en la historia del documento.
4. Deben revisar cuando menos una vez al año de emitidas, las políticas, procedimientos o métodos correspondientes, con el propósito de asegurar continuamente la congruencia entre lo que se dice y lo que se hace dentro del área. Si en la revisión anual de la política, procedimiento o método no hay ningún cambio, solamente incluirán un comentario de aprobación en el documento.
5. Distribuirán electrónicamente el documento, asignando los permisos requeridos por la lista de distribución.

1. Tienen un plazo de siete días naturales, a partir del día que recibieron el aviso correspondiente, para hacer sus comentarios y observaciones. Para ello, usarán el módulo DISCUSSION al final del documento. De no hacerlo en este lapso, se considerará que están de acuerdo con la política, procedimiento o método correspondiente.
2. Deberán reportar en cualquier momento, al área emisora, las actividades o criterios que sean necesarios incluir o modificar en la política, procedimiento o método correspondiente a través del módulo DISCUSSION.
3. Deberán asegurar la confidencialidad de la información contenida en las políticas, procedimientos o métodos.
4. Podrán entregar a un tercero una copia de alguna política, procedimiento o método sólo con la debida autorización del director del área y apegándose a la política de confidencialidad correspondiente.

1. Deben documentar las políticas, métodos y procedimientos de sus áreas correspondientes.
2. Deberán revisar cuidadosamente que todas y cada una de las políticas, procedimientos o métodos que se están emitiendo dentro de su área ayuden a incrementar la eficiencia de la organización.
3. Deben tener el control interno de las políticas, procedimientos y métodos que su área ha generado. Este control incluye elaboración, aprobación, distribución y revisión anual.
4. Son las únicas personas autorizadas dentro de la organización para aprobar políticas, procedimientos y métodos.
5. Asignarán a todas las políticas, procedimientos que genere su área un código especial de identificación. La guía para generar el código de identificación se muestra en el Anexo 1.
6. Deberán aprobar electrónicamente las políticas, procedimientos o métodos para que se consideren oficiales dentro de la organización.
7. Se considerará como documento controlado solamente aquel que:

   1. Tenga un comentario de aprobación de la dirección emisora posterior al último cambio registrado.
   2. No aparezca como draft (borrador) en el módulo “wiki”.
8. Cuando un procedimiento o método requiera el uso de formatos, estos también deberán ser registrados y codificados en la dirección emisora. Los formatos deberán ser anexados con sus respectivos instructivos de llenado y, si se considera necesario, se debe incluir un ejemplo de formato lleno.
9. Difundirán e implantarán, con todo el personal directamente involucrado, las correspondientes políticas, procedimientos o métodos, para asegurar que el área las incorpore en su trabajo diario.

1. Para evitar duplicidades, cada vez que se elabore una política o un procedimiento, asignará un número consecutivo de código. El número asignado en el código será único para dicha política, procedimiento o método dentro de la organización.

1. Podrán revisar y/o auditar las políticas, procedimientos y métodos generados en la organización, sólamente bajo autorización expresa de la Dirección General de la organización.

1. Una POLíTICA es el conjunto de lineamientos directivos relacionados a un tema particular. La política facilita al personal la toma de decisiones.
2. Un PROCEDIMIENTO es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo dos o mas personas realizan un trabajo.
3. Un MÉTODO es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo.
4. Las POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS O MÉTODOS ORIGINALES son aquellas políticas o procedimientos que están registrados en los módulos “wiki” de la intranet.
5. El CREADOR de la política, procedimiento o método es cualquier persona, dentro de la organización, que desea documentar o proponer una política, procedimiento o método. Es la persona responsable de conjuntar toda la información relacionada con el tema que se está tratando y de proponer a la organización, a través de una política, método o procedimiento, la forma en cómo se deberían hacer las cosas para tener un buen sistema de calidad y cumplir adecuadamente con la política de calidad. El creador no necesariamente es la única persona que domina esta información. En la elaboración de políticas, métodos y procedimientos se pueden tomar e incluir los puntos de vista de las demás personas y áreas involucradas. El propósito principal, al elaborar una política, método o procedimiento, además de documentar los lineamientos y la forma cómo se realiza una actividad o proceso, es darle valor a la organización.
6. Los DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS son todas aquellas fuentes de información complementarias que permiten ejecutar adecuadamente la política o procedimiento. Esta información se considera vital y necesaria para cumplir con la política o procedimiento respectivo. Cuando sea práctico, los anexos se pueden adjuntar a la política o procedimiento: formatos, guías, referencias, manuales, normas, etc.
7. El SISTEMA DE DOCUMENTACION GENERAL es el sitio web, administrado por TAR Aerolíneas, donde los usuarios crean, modifican o eliminan los manuales de la organización.

El responsable de editar, revisar y actualizar adecuadamente este procedimiento es el Director Comercial, quien también funge como administrador del Sistema de Documentación General (wiki).

Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año de la fecha de emisión, o antes si se cambia para mejorar el sistema administrativo de la organización.

• Anexo 1 - Guía para generar los códigos de identificación de las políticas y procedimientos.
• Anexo 2 - Catálogo de áreas autorizadas.
• Anexo 3 - Diagrama de flujo del procedimiento para elaborar, controlar y revisar políticas y procedimientos.

El diagrama de flujo correspondiente a este procedimiento se muestra en el Anexo 3.

1. Dirección General

   1. Gerencia Jurídica
2. Dirección de Administración y Finanzas

   1. Gerencia de Recursos Humanos
3. Dirección Comercial
4. Dirección de Mantenimiento
5. Dirección de Operaciones
6. Dirección de Seguridad Operacional
7. Dirección de Tecnología de la Información