El Plan Interno de Respuesta en Emergencia de la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración es elaborado por el Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración, revisado y autorizado por el Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad de TAR México.

Cuando sea necesario enmendar este procedimiento por cualquier razón, el Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración efectuará las modificaciones pertinentes y lo enviará la revisión a la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad para su revisión y autorización.

Este Plan Interno de Respuesta en Emergencia cumple y se complementa con el Manual de Procedimientos en Emergencia de TAR México aprobado por la Agencia Federal de Aviación Civil

1. Personal de la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración

ALERTA VERDE. Situación que podría representar un peligro para las personas, aeronaves, instalaciones u operaciones.

ALERTA ÁMBAR. Situación que representa un peligro para las personas, aeronaves, instalaciones u operaciones.

ALERTA ROJA. Situación en la cual existen motivos justificados para creer que una aeronave y sus ocupantes, instalaciones y/o las operaciones están amenazados por un peligro grave o inminente y necesitan auxilio inmediato. Situación en la que se confirma un incidente grave o accidente.

Comité Permanente de Emergencia (CPE). Es el equipo constituido por los ejecutivos de la empresa, responsable de controlar y coordinar en forma centralizada las acciones de TAR México para la atención de situaciones de emergencia que tengan efecto en nuestras operaciones, con la finalidad de procurar la salvaguardia de los pasajeros y personal afectado, así como garantizar la transición ordenada y eficiente de las operaciones de emergencia a las operaciones normales.

Grupo Móvil de Respuesta (GMR). Es el equipo constituido por los representantes del Comité Permanente de Emergencia responsable de ejecutar, controlar y coordinar en sitio las acciones de TAR México para la atención de situaciones de emergencia que tengan efecto en nuestras operaciones, con la finalidad de procurar la salvaguardia de los pasajeros y personal afectado, así como garantizar la transición ordenada y eficiente de las operaciones de emergencia a las operaciones normales.

Centro de Administración de Crisis (CAC). Es un espacio con acceso controlado en donde se reúnen los integrantes del CPE con funciones estratégicas para la administración de una emergencia.

El plan interno de respuesta en emergencia de la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración está basado en el Manual de Procedimientos en Emergencia de TAR México y su objetivo es que el personal de esta área se encuentre preparado para responder adecuadamente ante una situación de emergencia que ponga en riesgo a las personas, instalaciones y/o aeronaves de TAR México.

Todo el personal de la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración participante en la atención de una emergencia debe apegarse a lo establecido en este procedimiento interno y al Manual de Procedimientos en Emergencia de TAR México, realizando cualquier actividad que se le encomiende de manera profesional, sensible y discreta.

La prioridad de TAR México en una emergencia es proporcionar asistencia organizada a los pasajeros, familiares y personal que resulte afectado a consecuencia del evento, asegurar la continuidad del negocio a través de una definición clara de la delegación de funciones y al mismo tiempo mantener la continuidad de las operaciones de manera segura.

Cuando se presente una situación o evento que vulnere la seguridad operacional, el Centro de Control Operacional (CCO), en coordinación con el Director de Operaciones y el Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad, calificarán el nivel de alerta de que se trate, pudiendo ser ALERTA VERDE, ALERTA ÁMBAR o ALERTA ROJA. Una vez determinado el nivel de alerta, el CCO enviará un mensaje a los integrantes del Comité Permanente de Emergencia, según corresponda.

• Manual de Procedimientos en Emergencia

Cualquier persona que tenga conocimiento sobre alguna situación de peligro para las operaciones de TAR México, debe comunicarlo inmediatamente al Centro de Control Operacional a través del teléfono destinado para ello.

La línea telefónica de emergencias debe ser utilizada de manera responsable, ya que cualquier uso indebido será sancionado.

El Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración ha designado un suplente para que lo represente, tome decisiones en su ausencia y deje constancia escrita de ello.

En ausencia del Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración, el suplente tendrá todos los deberes y responsabilidades establecidas en el Manual de Procedimientos de Emergencia que le corresponden al Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración.

Inmediatamente después de tener conocimiento de la emergencia, el Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración o su suplente notificará a su personal de acuerdo a lo siguiente:

El Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración o su suplente se trasladarán al Centro de Administración de Crisis (CAC). A partir del momento en que se establece el CAC, éste debe ser el único canal para cualquier comunicación referente a la emergencia.

El Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración o su suplente será el responsable de obtener y diseminar la información de su área, y proporcionarla cuando sea necesario al Centro de Administración de Crisis y al Grupo Móvil de Respuesta.

El Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración nombrará a un representante para que se integre al Grupo Móvil de Respuesta (GMR), el cual se trasladará al sitio del accidente en coordinación con el líder del GMR.

Cuando se presente una alerta, todo el personal deberá responder adecuadamente ante esta situación y apegarse a este procedimiento interno para poder prestar la ayuda necesaria. Por tal motivo, es de suma importancia que todo el personal de la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración se familiarice con este documento y sepa cómo actuar ante una emergencia.

Así mismo, es responsabilidad del Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración, dar a conocer este plan interno a los siguientes prestadores de servicios, con el fin de que lo conozcan, cumplan y lo hagan cumplir:

• Interprotección, Agente de Seguros y Fianzas
• McLarens Aviation, Ajustador de Seguros de Aviación
• Dr. José Manuel Grimaldo Téllez, Médico

Una vez al año se deberá efectuar un simulacro parcial de este protocolo de coordinación. Al término del mismo, la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración enviará una copia del escenario, desarrollo y conclusiones a la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad.

NOTA: Una vez definido el nivel de alerta, el Jefe del CCO o despachador en turno notificará de forma inmediata al Director de Operaciones y al Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad mediante una llamada telefónica. En cuanto ambos confirmen de “ENTERADO”, el DO y DSAAC notificará a las personas correspondientes por medio de una llamada telefónica de acuerdo a este flujograma.

• Mantenerse atento al desarrollo de la emergencia y a cualquier eventual requerimiento de su área.

NOTA: Una vez definido el nivel de alerta, el Jefe del CCO o despachador en turno notificará de forma inmediata al Director de Operaciones y al Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad mediante una llamada telefónica. En cuanto ambos confirmen de “ENTERADO”, el DO y DSAAC notificará a las personas correspondientes por medio de una llamada telefónica de acuerdo a este flujograma.

• Mantenerse atento al desarrollo de la emergencia y a cualquier eventual requerimiento de su área.

NOTA: Una vez definido el nivel de alerta, el Jefe del CCO o despachador en turno notificará de forma inmediata al Director de Operaciones y al Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad mediante una llamada telefónica. En cuanto ambos confirmen de “ENTERADO”, el DO y DSAAC notificará a las personas correspondientes por medio de una llamada telefónica de acuerdo a este flujograma.

RESPONSABLE DE:

• La coordinación de los recursos financieros para la atención a la emergencia.
• La coordinación de los recursos materiales e insumos para la atención a la emergencia.
• La activación de los servicios.

NOTIFICA A:

• Gerente Sr. de Cadena de Suministro

ACCIONES:

• Presentarse en el CAC y solicitar se presente su representante del GMR.
• Coordinar al personal de Compañías de Seguros, Reaseguros y Ajustadores, que en su caso deben ir al sitio del incidente grave / accidente.
• Coordinar con la Dirección ejecutiva CH & RI las acciones a seguir para asistir a Reaseguradores y Ajustadores en sus requerimientos.
• Coordinar con el área de operaciones el traslado de los representantes de los reaseguradores y ajustadores a la zona del accidente.
• Establecer en coordinación con la Dirección General y la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración un Centro de Costos para todos los gastos derivados del incidente grave / accidente.
• Tener provisiones para proporcionar un anticipo monetario a los familiares de primer grado de las víctimas.
• Coordinar los recursos financieros necesarios para el cuidado físico de las víctimas y sus familiares, como son: transporte, hospedaje, comidas, etc., coordinando con la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración las transferencias de fondos a la estación aplicable.
• Designar a su representante en el GMR.
• Establecer y/o activar de acuerdo a las necesidades el fondo para emergencias de TAR México
• Evaluar la situación y determinar las actividades del personal de su área.
• Llevar una relación de los gastos para gestionar el pago con las compañías de seguros.
• Desarrollar su Bitácora.

RESPONSABLE DE:

• Cubrir los gastos relacionados con el accidente en sitio.

ACCIONES:

• Coordinarse en el sitio con el personal de las Compañías de Seguros, Reaseguros y Ajustadores.
• Solicitar a su Dirección se asignen los gastos para cubrir los gastos derivados del accidente.
• Llevar una relación y reportar los gastos relacionados con el accidente, para reclamar su pago a las compañías de seguros.
• Solicitar la transferencia de los recursos financieros.
• En coordinación con el representante de la Dirección Jurídica, proporcionar los gastos necesarios para el cuidado físico de las víctimas y sus familiares
• Reportar sus actividades periódicamente al Líder del GMR para que efectúe su reporte periódico al CAC.
• Administrar y distribuir los recursos económicos requeridos a las áreas del GMR.

Para cubrir las necesidades financieras derivadas de la atención de un accidente/incidente se dispone de líneas de crédito y débito tanto en el corporativo como en las diferentes estaciones, a consideración del área de finanzas, se activará el medio de pago y el usuario correspondiente, según sea el caso. Así mismo, se cuenta con un fondo en efectivo bajo resguardo el cual podrá ser utilizado por el representante GFIN siempre que así lo autorice el CPE.

De manera indistinta, el representante GFIN portará una tarjeta de débito para atender las necesidades de recursos financieros que se presenten.

El Jefe de Tesorería se encargará de hacer los pagos a través de transferencia electrónica de fondos de forma centralizada y a través del Corporativo para cubrir con los requerimientos que no requieran de efectivo ni de realizarse en sitio.

Se debe corroborar con el Director de Finanzas y/o con el Jefe de Tesorería los datos específicos de cada tarjeta (Banco, Marca, No. de tarjeta, límite de crédito, titular, número de seguridad, vigencia). Así mismo, los saldos disponibles al momento de que sean requeridos debido a que puede ser posible que los límites se encuentren parcialmente restringidos si durante el periodo mensual en curso existieron disposiciones previas.

Las tarjetas de débito no tienen límite, únicamente se requiere el ajuste de los montos máximos a disponer en función de las necesidades. Para efectos de lo anterior, se debe notificar al Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración y/o al Jefe de Tesorería de las necesidades para cada caso a fin de modificar los límites de disposición por tarjeta. No obstante, el límite global de disposición dependerá del monto disponible exhibido en la cuenta bancaria principal de la empresa. Para cubrir con un mínimo indispensable de disponibilidad, se define como política interna que el monto exhibido diario no deberá ser menor a 500,000 pesos.

Para atención de necesidades relativas a proveer de insumos y servicios al GMR, al CPE o directamente a los clientes afectados y/o sus familiares, se contará con el apoyo del área de Compras a través de la Gerente Sr. de Cadena de Suministro. Los siguientes son ejemplos enunciativos pero no limitativos de estas funciones:

• Proveer insumos al CPE para una estancia prolongada en el CAC
• Comprar boletos de avión para traslado del GMR
• Proveer hospedaje, servicios, traslados, entre otros.

Cabe señalar que el representante del CPE de la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración será el responsable de coordinar y autorizar los cursos de acción que tome el área de Compras.

Por su parte, el área de Compras Técnicas se encargará de proveer las partes, refacciones, consumibles o demás recursos para recobrar la aeronavegabilidad de los equipos afectados tal como lo disponga el CPE.

Se determina para la contabilización de gastos asociados a la atención del incidente/accidente el centro de costos denominado Respuesta en Emergencia, con número 13-00-00-000. Todas las facturas deberán ser emitidas a favor de Link Conexión Aérea, S.A. de C.V. incluyendo los siguientes datos fiscales:

Así mismo se notificará a la Gerencia de Contabilidad sobre aquellas facturas que deberán ser registradas bajo el citado centro de costos para su correcta diferenciación y posterior reclamo a la compañía de seguros.

Cualquier incidente o accidente que involucre un daño a algún pasajero y/o alguna aeronave debe ser notificado inmediatamente por el representante de la Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración en el Comité Permanente de Respuesta en Emergencia (CPE) vía correo electrónico, teléfono de otra forma pertinente a algún representante enlistado en el directorio de contactos directos e indirectos de este plan interno, perteneciente a las siguientes compañías:

• Interprotección, agente de seguros y fianzas
• McLarens Aviation, ajustador de seguros de aviación

Es importante notificar cualquier incidente aun cuando los daños pudieran no parecer relevantes para hacer una reclamación. Hasta que se conozca el alcance total de los daños, es esencial considerar cualquier incidente como causa probable de una reclamación de póliza.

Inmediatamente después de conocido el suceso, el Dirección Ejecutiva Finanzas y Administración debe notificar la siguiente información vía correo electrónico, telefónica o cualquier otra forma pertinente a algún representante mencionado en el directorio de contactos directos e indirectos de este plan interno perteneciente a las siguientes compañías:

• Interprotección, agente de seguros y fianzas
• McLarens Aviation, ajustador de seguros de aviación

El reporte no debe atender a algún formato específico, sólo debe buscar incluir toda la información solicitada conocida en el momento.

La información que se debe notificar es:

Sobre la aeronave:

1. Tipo
2. Matrícula

Sobre los detalles del vuelo:

1. Número de vuelo
2. Lugar del último aterrizaje
3. Siguiente destino programado
4. Último destino programado
5. Última posición desde la que se recibió comunicación
6. Número de pasajeros.

Sobre el incidente/accidente:

1. Fecha y hora (GMT) del incidente/accidente
2. Lugar aproximado del incidente/accidente
3. Breve detalle de lo ocurrido
4. Causas probables (si son conocidas al momento)
5. Aproximada extensión de los daños en la aeronave.
6. Detalle de decesos o heridos si son conocidos al momento (pasajeros, tripulación, terceras partes).
7. Nombre de los adultos presentes en el accidente, su título (Sr., Sra., etc.) y forma de contactarlos.
8. Acciones que se tomaron o se están tomando para preservar o recuperar la aeronave dañada.

Esta es información que ayudará a los aseguradores y sus asesores para planificar la atención inmediata y las acciones subsecuentes (p.ej.:asistencia al lugar del incidente/accidente).

Dependiendo el tipo de accidente o incidente, se deberán seguir diferente variantes para el seguimiento a la información según los siguientes casos:

• Daño o pérdida total del avión.
• Accidente que involucre lesiones o decesos.
• Daño o pérdida total de motores.
• Daño o pérdida total de partes y equipo de tierra.
• Daños a propiedades de terceros.

Para consultar el desarrollo específico de una reclamación una vez identificado el tipo de accidente o incidente, consultar el Manual de Reclamo de Seguros.

El único canal autorizado por TAR México para hacer declaraciones a los medios de comunicación y al público, es la Dirección General de TAR y las agencias contratadas para ese fin.

En caso de sufrir un accidente o incidente, queda terminantemente prohibido a todos los empleados de la empresa, hacer declaraciones, ya sea de palabra o por escrito, al público o a cualquier medio de comunicación.

Para mayor información, revise la Política de declaraciones a medios de comunicación y público en general contenida en el Manual de Procedimientos en Emergencia.

Directorio telefónico del Comité Permanente de Emergencia

Directorio telefónico del Grupo Móvil de Respuesta

N/A

• Directorio telefónico del Comité Permanente de Emergencia
• Directorio telefónico del Grupo Móvil de Respuesta
• Política de declaraciones a medios de comunicación y público en general
• Manual de Reclamo de Seguros