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jcortes
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ccastillo Approved
@@ Line 3: / Line 3: @@
 **Procedimiento para la administración del servicio de correo electrónico**\\
 MPIA-DTI-184\\
-Revisión Original
+Revisión 01
 ====== Guía para la administración del servicio de correo electrónico ======
 ===== - Control =====
-==== - Tabla de autorizaciones ====
+==== - Tabla de Autorizaciones ====
 |< 100% 20% 40% 40% >|
-^ No. de Revisión ^ Emitido por  ^ Autorizado por ^
-| Original               | Camilo Luna / Director de Tecnología de Información  | Víctor Manuel Landa Reyes / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad  |
+^ No. de Revisión  ^ Emitido por                                          ^ Autorizado por                                                                         ^
+| Original         | Camilo Luna / Director de Tecnología de Información  | Víctor Manuel Landa Reyes / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad  |
+| 1                | Camilo Luna / Director de Tecnología de Información  | Víctor Manuel Landa Reyes / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad  |
+|                  |                                                      |                                                                                        |
 ==== - Registro de revisiones ====
 |< 100% 20% 40% 40% >|
 ^ No. de Revisión  ^ Fecha de la Revisión  ^ Motivo de la Revisión  ^
-| Original | Mayo 2021 | Edición original |
+| Original         | Mayo 2021             | Edición original       |
+| 1                | Diciembre 2022        | Actualización          |
+|                  |                       |                        |
 === - Responsable de la revisión ===
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 ==== - Lista de distribución ====
-  * Director de Tecnología de Información
+  * Dirección de Tecnología de Información
-  * Gerencia de Recursos Humanos
 ===== - Contenido =====
@@ Line 37: / Line 42: @@
 NA
 ==== - Objetivo ====
-Hacer del conocimiento del personal de la Dirección de Tecnología de Información y a quien la misma designe alternativo responsable, las funciones básicas para administrar el Servicio de Correo Electrónico.
+Hacer del conocimiento del personal de la Dirección de TI y a quien la misma designe alternativo responsable, las funciones básicas para administrar el Servicio de Correo Electrónico. Lo anterior generalmente se deriva de peticiones de la Gerencia de Recursos Humanos.
 ==== - Alcance ====
 Dirección de Tecnología de Información y quien la misma designe responsable para poder llevar a cabo este procedimiento en cuanto sea necesario en su ausencia.
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   - Es responsable de mantenerse actualizado, de la manera que le parezca conveniente, para poder gestionar correctamente el servicio de correo electrónico y tener la capacidad de solucionar los posibles problemas que se presenten en el servicio.
 ==== - Descripción del procedimiento ====
-=== - Para dar de altas cuentas de correo ===
-|< 100% 5% 13% 82% >|
-^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^
-| 1 | Director de TI / Suplente | En cualquier navegador, acceder a la liga [[http://webmail.tarmexico.com/kolab-webadmin/]]. |
-| 2 | Director de TI / Suplente | Ingresar el nombre de de usuario, el cual es //admin// y //contraseña//. La contraseña es un dato del conocimiento de la Dirección de Tecnología de Información y de quien el designe como responsable alternativo. |
-| 3 | Director de TI / Suplente | Dar clic en el ícono [USERS], abriendo la pantalla "Add Users", en donde se deberán ingresar los siguientes datos: <WRAP>
-  * [Account Type]: Seleccionar "Kolab User"
-  * [Given Name]: Nombre del usuario
-  * [Surname]: Apellido del usuario
-  * [Native Tongue]: Legua Materna, seleccionar ES_MX
-</WRAP> |
-| 4 | Director de TI / Suplente | Ir a la pestaña CONTACT INFORMATION y en el campo [Primary Email Address] ingresar la cuenta de correo a dar de alta, xxxxx@tarmexico.com, teniendo en cuenta que la regla es que las cuentas se componen de inicial + apellido. Para evitar posible duplicidad consultar la relación de cuentas de correo activas (archivo xxxx.xls), o de otro modo recurrir al segundo nombre del usuario o la inicial de su apellido materno. |
-| 5 | Director de TI / Suplente | En la pestaña SYSTEM ingresar la contraseña de la cuenta que se está dando de alta. La recomendación para componer la contraseña es con el nombre del área del usuario (breve o iniciales)+"-"+ fecha en formato MMDDAA. |
-| 6 | Director de TI / Suplente | Dar clic en el botón [Submit] |
-| 7 | Director de TI / Suplente | Confirmar que la cuenta ha sido creada a través de la leyenda de confirmación que despliega el sistema |
-| 8 | Director de TI / Suplente | Informar al interesado sobre su nueva dirección de correo electrónico corporativo, así como la contraseña correspondiente. Así mismo, se deberá enviar al interesado una copia de los procedimientos [[mpia:186|MPIA-DTI-186 Procedimiento para configurar cuentas de correo electrónico en Microsoft Outlook]] y [[mpia:187| MPIA-DTI-187 Procedimiento para configurar cuentas de correo electrónico en dispositivos móviles]]. Toda esta información se envía al correo electrónico personal del interesado |
+El proveedor del servicio de correo utilizado en TAR Aerolíneas es Zoho, mismo que provee a sus suscriptores de una consola a través de la que se pueden realizar una serie de operaciones para administrar el correo electrónico de la empresa.
+Para acceder a la citada consola, en cualquier navegador ir a la siguiente dirección
+https://accounts.zoho.com
+Una vez accediendo al este portal, se solicitará tanto el usuario como la contraseña, ambos datos fueron oportunamente definidos por la misma Dirección de Tecnología de Información, será responsabilidad de ésta área el resguardarlos y del mismo modo compartirlos con quien juzgue así conveniente (co responsable).
+Una vez validados estos datos se tendrá acceso a lo que se denomina Zoho Mail Admin Console, dentro de la misma lo que se puede visualizar es un Dashboard que muestra gráficamente las variables operativas del servicio de correo, sobresalen, cantidad de usuarios activos, cantidad de correos manejados (de entrada y salida) así como almacenamiento utilizado a nivel cuenta, en el Menu de esta consola, las funciones más utilizadas son las siguientes:
+) **<fc #008000>USUARIOS</fc>**, donde ser podrá realizar alguna de estas operaciones sobre las cuentas de correo.
+a. ALTAS o crear cuenta al seleccionar el símbolo [+] en el Menú superior
+b. BAJAS o eliminar cuenta, se selecciona la cuenta a dar de baja y se da clic en el ícono de bote de basura.
+c. CAMBIOS, se selecciona la cuenta, lo que despliega una serie de opciones para actualizar la información personal, la configuración de la cuenta y en la opción de [Seguridad] será posible actualizar la contraseña de la cuenta.
+) **<fc #4682b4>GRUPOS</fc>**, esta opción permite crear un Grupo se usuarios y a su vez, asignarle una dirección de correo al mismo, con esto resulta sencillo manejar listas de distribución, en éste mismo módulo es posible actualizar los miembros del grupo o incluso eliminarlo o darlo de baja.
-=== - Para dar de baja cuentas de correo ===
-|< 100% 5% 13% 82% >|
+**Soporte:**
-^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^
-| 1 | Director de TI / Suplente | En cualquier navegador, acceder a la liga [[http://webmail.tarmexico.com/kolab-webadmin/]]. |
-| 2 | Director de TI / Suplente | Ingresar el nombre de de usuario, el cual es //admin// y la //contraseña//. La contraseña es un dato del conocimiento de la Dirección de Tecnología de Información y de quien el designe como responsable alternativo. |
-| 3 | Director de TI / Suplente | En la pantalla que se despliega como resultado del paso anterior, ubicar en la parte superior izquierda el campo [Search] e ingresar la cuenta de correo que se desea dar de baja. |
-| 4 | Director de TI / Suplente | En la lista de resultados, seleccionar la cuenta que se desea dar de baja, verificando que sea la cuenta correcta a través de la inspección de sus datos personales en la pestaña de [Personal] |
-| 5 | Director de TI / Suplente | Seleccionar la Opción [Delete] y confirmar la operación |
-=== - Para cambiar la contraseña de cuentas de correo ===
+Todo posible incidente que experimente cualquier usuario con el uso de este servicio, deberá ser reportado a la Dirección de Tecnología de Información, a través de los medios usuales, ya sea correo electrónico o Bitrix, a su vez la propia Dirección de Tecnología cuenta con el respaldo del proveedor Zoho (24x7) para escalar cualquier problema que no le sea posible resolver, ello a través de una dirección de correo electrónico definida entre ambas partes, se omite la misma en este procedimiento pro razones que es de uso exclusivo de la Dirección de Tecnología de Información.
-|< 100% 5% 13% 82% >|
-^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^
-| 1 | Director de TI / Suplente | En cualquier navegador, acceder a la liga [[http://webmail.tarmexico.com/kolab-webadmin/]]. |
-| 2 | Director de TI / Suplente | Ingresar el nombre de de usuario, el cual es //admin// y la //contraseña//. La contraseña es un dato del conocimiento de la Dirección de Tecnología de Información y de quien el designe como responsable alternativo. |
-| 3 | Director de TI / Suplente | En la pantalla que se despliega como resultado del paso anterior, ubicar en la parte superior izquierda el campo [Search] e ingresar la cuenta de correo para la que se desea cambiar la contraseña de acceso|
-| 4 | Director de TI / Suplente | En la lista de resultados, seleccionar la cuenta en la que se desea cambiar la contraseña, verificando que sea la cuenta correcta a través de la inspección de sus datos personales en la pestaña de [Personal] |
-| 5 | Director de TI / Suplente | Ir a la pestaña [SYSTEM] e ingresar dos veces la nueva contraseña. Dar clic en el botón [Submit] |
-**NOTA:** Para la ejecución de cualquiera de estos procesos, se recomienda el uso del navegador //Moxilla Firefox//. En caso de que haya problemas para desplegar el portal [[webmail.tarmexico.com]], seguir las siguientes recomendaciones, dependiendo del caso:
-^ Problema ^ Acción ^
-| La página muestra una leyenda diciendo que el certificado de seguridad del sitio no es confiable | Dar clic en la opción [Avanzado], confirmar la excepción y seguir adelante |
-| La página no abre, arroja un error | Estando en el navegador en Firefox, ir a la página [[https://support.mozilla.org/en-US/kb/refresh-firefox-reset-add-ons-and-settings]]  y en la misma dar clic al botón que dice [Refresh Firefox]. Confirmar la operación y  seguir las instrucciones hasta que concluya. |
 ==== - Documentos aplicables y/o anexos ====
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