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Table of Contents

Manual de procedimientos internos administrativos
Procedimiento para realizar las compras nacionales
MPIA-DCS-GC-151
Revisión Original

Procedimiento para realizar las compras nacionales

1. Control

1.1. Tabla de autorizaciones

No. de Revisión Emitido por Autorizado por
Original Mario Cruz / Gerente de Compras Lucía López / Directora de Cadena de Suministro

1.2. Registro de revisiones

No. de Revisión Fecha de la Revisión Motivo de la Revisión
Original Abri 2021 Edición original

1.2.1. Responsable de la revisión

El responsable de editar, revisar y actualizar este procedimiento es el Gerente de Compras.

1.2.2. Criterio de la revisión

Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año a partir de la fecha de su emisión, o antes si se cambia para mejorar el sistema administrativo de la organización, o bien, a causa de la generación o actualización de la regulación aplicable.

1.3. Lista de distribución

  1. Dirección de Cadena de Suministro
  2. Dirección de Finanzas

2. Contenido

2.1. Definiciones y acrónimos

Ver Definiciones y abreviaturas relativas a la Cadena de Suministro.

2.2. Objetivo

Establecer los lineamientos para realizar las compras nacionales.

2.3. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todas las áreas involucradas en la adquisición de material necesario para las actividades operacionales y administrativas, abarcando desde la solicitud del material hasta su entrega al solicitante.

2.4. Referencias

Política de compras nacionales.

2.5. Responsabilidades

2.5.1. Director de Cadena de Suministro

  • Supervisar la correcta ejecución de este procedimiento.
  • Monitorear el progreso de las compras e informar al Director solicitante si se prevé alguna complicación con el aprovisionamiento del material.
  • Mantener suficiente comunicación y coordinación con la Dirección de Finanzas respecto del flujo de efectivo requerido y disponible para efectuar las compras.

2.5.2. Gerente de Compras

  • Supervisar la correcta ejecución de este procedimiento por parte de los Compradores.
  • Monitorear el progreso de las compras y comportamiento del mercado, e informar a la Dirección de Cadena de Suministro si se prevé alguna complicación con el aprovisionamiento del material.
  • Verificar que las compras cumplan con las políticas de la compañía, considere los mejores criterios para la optimización logística y de costo, y que los proveedores seleccionados estén autorizados, cuando aplique.

2.5.3. Comprador

  • Realizar las compras asignadas apegándose a este procedimiento.
  • Reportar al Gerente de Compras cualquier complicación, discrepancia o desviación que pueda eventualmente generarse durante el proceso de compra.

2.5.4. Jefe de Cuentas por Pagar

2.6. Descripción del procedimiento

Paso Responsable Descripción
1 Personal de Mantenimiento o Supervisor de Almacén y Planeación de Materiales Realiza la requisición de material a través del archivo maestro]].
2 Gerente de Compras Asigna a un Comprador para cada requisición.
3 Comprador Cotiza el material con proveedores autorizados.
4 Comprador Compara y selecciona la mejor opción de compra en función de tiempo, calidad y costo, tomando como referencia, en la medida de lo posible, los precios del OEM, Parts Base e históricos de compra. El material seleccionado debe cumplir los Requisitos de certificación y trazabilidad del material técnico.
5 Comprador Envía la compra a autorización de acuerdo a lo establecido en la Política de compras técnicas.
Si:
La compra es autorizada en los tres niveles La compra es rechazada en algún nivel
Realiza la PO (continúa en el paso 6). Atiende la discrepancia reportada (regresa al paso 5) o cancela la compra, según aplique.
6 Comprador Realiza la PO.
7 Comprador Envía la PO al proveedor.
8 Comprador Carga la PO en el archivo de pagos.
9 Comprador Gestiona el pago de la compra, de acuerdo a lo establecido en los Medios de pago para la compra de productos y servicios.
10 Comprador Si:
La compra se realizó a crédito La compra se realizó con TC La compra se realizó en CIA
Solicita al proveedor factura y AWB. Envía formato de pago con TC, y solicita factura y AWB. Envía el comprobante del pago al proveedor, y solicita factura y AWB.
11 Comprador Elabora el expediente de la PO en Bitrix con base en la Guía para integrar los expedientes de órdenes de compra.
12 Comprador Envía factura y AWB al Coordinador de Logística y Comercio Exterior.
13 Comprador Carga los datos de la factura y la factura en el archivo de pagos.
14 Comprador Actualiza el estatus del material en el archivo maestro y asigna un ETA.
15 Coordinador de Logística y Comercio Exterior Coordina la liberación del material de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para realizar la logística e importación de materiales adquiridos en el extranjero.
16 Almacén Técnico Recibe e ingresa el material al almacén de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la recepción de materiales (incoming).
17 Supervisor de Almacén y Planeación de Materiales Actualiza el estatus del material en el archivo correspondiente. En caso de que el material no haya llegado en la fecha estimada, alerta al Comprador para su atención.

2.7. Documentos aplicables y/o anexos


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