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mpia:138
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mpia:138 [27/03/2019 19:27] admin created |
mpia:138 [27/04/2023 13:11] (current) vmlanda Approved |
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|---|---|---|---|
| Line 3: | Line 3: | ||
| **Procedimiento para recolección de hojas de ayuda y pago de extensiones de servicios**\\ | **Procedimiento para recolección de hojas de ayuda y pago de extensiones de servicios**\\ | ||
| MPIA-DO-GAO-138\\ | MPIA-DO-GAO-138\\ | ||
| - | Revisión Original | + | Revisión 1 |
| ====== Procedimiento para recolección de hojas de ayuda y pago de extensiones de servicios ====== | ====== Procedimiento para recolección de hojas de ayuda y pago de extensiones de servicios ====== | ||
| ===== - Control ===== | ===== - Control ===== | ||
| - | ==== - Tabla de autorizaciones ==== | + | ==== - Tabla de Autorizaciones ==== |
| |< 100% 25% 25% 25% 25% >| | |< 100% 25% 25% 25% 25% >| | ||
| ^ No. de Revisión ^ Emitido por ^ Revisado por ^ Autorizado por ^ | ^ No. de Revisión ^ Emitido por ^ Revisado por ^ Autorizado por ^ | ||
| - | | Original | Mayte De la Peña \\ Gerente Administrativa de Operaciones | Chrystian Mejía \\ Director de Operaciones | Chrystian Mejía / Director de Operaciones | | + | | 1 | Alejandro Bonilla \\ Gerente Corporativo de Aeropuertos | Lucía López \\ Director de Operaciones | Lucía López / Director de Operaciones | |
| Line 20: | Line 20: | ||
| ^ No. de Revisión ^ Fecha de la Revisión ^ Motivo de la Revisión ^ | ^ No. de Revisión ^ Fecha de la Revisión ^ Motivo de la Revisión ^ | ||
| | Original | Marzo-2019 | Edición original | | | Original | Marzo-2019 | Edición original | | ||
| + | | 1 | Abril-2023 | Actualización de puesto Gerencia de Aeropuertos | | ||
| ==== - Responsable de la revisión ==== | ==== - Responsable de la revisión ==== | ||
| - | El responsable de editar, revisar y actualizar el presente procedimiento es Gerente Administrativa de Operaciones. | + | El responsable de editar, revisar y actualizar el presente procedimiento es el Gerente Corporativo de Aeropuertos. |
| ==== - Criterio de la revisión ==== | ==== - Criterio de la revisión ==== | ||
| Line 33: | Line 35: | ||
| - Representantes de estaciones (todas las estaciones a nivel sistema de TAR Aerolíneas). | - Representantes de estaciones (todas las estaciones a nivel sistema de TAR Aerolíneas). | ||
| - Gerentes regionales. | - Gerentes regionales. | ||
| - | - Gerente administrativo de operaciones. | + | - Gerente Corporativo de Aeropuertos. |
| - Jefatura de cuentas por pagar. | - Jefatura de cuentas por pagar. | ||
| - Jefatura de tesorería. | - Jefatura de tesorería. | ||
| - Gerente de finanzas. | - Gerente de finanzas. | ||
| - | ===== Contenido ===== | + | ===== - Contenido ===== |
| - | ==== Objetivo ==== | + | ==== - Objetivo ==== |
| Recolectar, organizar y programar a pago las hojas de ayuda y de detalle de movimientos que corresponden al gasto de servicios de extensiones de horarios para cada comandancia en los aeropuertos que por cuestiones de programación de itinerario u operacionales incurran en dicho servicio. | Recolectar, organizar y programar a pago las hojas de ayuda y de detalle de movimientos que corresponden al gasto de servicios de extensiones de horarios para cada comandancia en los aeropuertos que por cuestiones de programación de itinerario u operacionales incurran en dicho servicio. | ||
| - | ==== Alcance ==== | + | ==== - Alcance ==== |
| Este procedimiento es aplicable a las siguientes áreas: | Este procedimiento es aplicable a las siguientes áreas: | ||
| Line 50: | Line 52: | ||
| * Representantes de estaciones (todas las estaciones a nivel sistema de TAR Aerolíneas). | * Representantes de estaciones (todas las estaciones a nivel sistema de TAR Aerolíneas). | ||
| * Gerentes regionales. | * Gerentes regionales. | ||
| - | * Gerente administrativo de operaciones. | + | * Gerente Corporativo de Aeropuertos. |
| * Jefatura de cuentas por pagar. | * Jefatura de cuentas por pagar. | ||
| * Jefatura de tesorería. | * Jefatura de tesorería. | ||
| * Gerente de finanzas. | * Gerente de finanzas. | ||
| - | ==== Responsabilidades ==== | + | ==== - Responsabilidades ==== |
| - | === Representantes de estaciones === | + | === - Representantes de estaciones === |
| - Son responsables de recolectar las hojas de ayuda y de detalle de movimientos en las comandancias de las estaciones que tienen a su cargo, así como el recibo de pago. | - Son responsables de recolectar las hojas de ayuda y de detalle de movimientos en las comandancias de las estaciones que tienen a su cargo, así como el recibo de pago. | ||
| - | === Gerentes regionales === | + | === - Gerentes regionales === |
| - Son responsables de hacer cumplir este procedimiento en todas las estaciones a nivel sistema. | - Son responsables de hacer cumplir este procedimiento en todas las estaciones a nivel sistema. | ||
| - | === Gerente administrativo de operaciones === | + | === - Gerente Corporativo de Aeropuertos === |
| - Es responsable de concentrar las hojas de ayuda y realizar una relación que contenga la información necesaria para la programación del pago de las extensiones, llevando el control del gasto y evitando duplicados. | - Es responsable de concentrar las hojas de ayuda y realizar una relación que contenga la información necesaria para la programación del pago de las extensiones, llevando el control del gasto y evitando duplicados. | ||
| - | === Jefatura de cuentas por pagar === | + | === - Jefatura de cuentas por pagar === |
| - Es responsable de revisar y programar el pago de las extensiones de servicios de acuerdo a las posibilidades de flujo de efectivo de la aerolínea, así como de descargar las facturas. | - Es responsable de revisar y programar el pago de las extensiones de servicios de acuerdo a las posibilidades de flujo de efectivo de la aerolínea, así como de descargar las facturas. | ||
| - | === Jefatura de tesorería === | + | === - Jefatura de tesorería === |
| - Es responsable de revisar las solicitudes para evitar duplicados y generar el pago de las extensiones. | - Es responsable de revisar las solicitudes para evitar duplicados y generar el pago de las extensiones. | ||
| - | === Gerente de finanzas === | + | === - Gerente de finanzas === |
| - Es responsable de supervisar la programación y el pago de las extensiones con el fin de evitar recargos por pagos atrasados y pagos duplicados. | - Es responsable de supervisar la programación y el pago de las extensiones con el fin de evitar recargos por pagos atrasados y pagos duplicados. | ||
| Line 86: | Line 88: | ||
| ^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^ | ^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^ | ||
| | 1 | Representantes de estaciones | Recaban las hojas de ayuda y de detalle de movimientos en su comandancia para pago de extensiones de servicios. Las envían por mail a la gerencia administrativa de operaciones con copia al gerente regional de TAR correspondiente, cada martes a las 4:00pm a más tardar. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | | 1 | Representantes de estaciones | Recaban las hojas de ayuda y de detalle de movimientos en su comandancia para pago de extensiones de servicios. Las envían por mail a la gerencia administrativa de operaciones con copia al gerente regional de TAR correspondiente, cada martes a las 4:00pm a más tardar. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | ||
| - | | 2 | Gerente administrativo de operaciones | Lleva una relación de hojas de ayuda y detalle de movimientos con base en los mails recibidos por parte de los representantes de estaciones, para la programación semanal de pago de las extensiones, asegurando que no se dupliquen en el registro. Envía por mail la relación en formato de Excel junto con las hojas de ayuda y de detalle de movimientos para la consulta de la jefatura de cuentas por pagar, jefatura de tesorería y gerente de finanzas todos los miércoles a las 9:00am a más tardar. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | + | | 2 | Gerente Corporativo de Aeropuertos | Lleva una relación de hojas de ayuda y detalle de movimientos con base en los mails recibidos por parte de los representantes de estaciones, para la programación semanal de pago de las extensiones, asegurando que no se dupliquen en el registro. Envía por mail la relación en formato de Excel junto con las hojas de ayuda y de detalle de movimientos para la consulta de la jefatura de cuentas por pagar, jefatura de tesorería y gerente de finanzas todos los miércoles a las 9:00am a más tardar. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | |
| - | | 3 | Jefatura de cuentas por pagar | Recibe y revisa la relación proveniente de la gerencia administrativa de operaciones, con el fin de programarla para pago en el transcurso de la semana (jueves o viernes), dependiendo de la disponibilidad de los flujos de efectivo de la aerolínea. Comparte la cadena de dependencia que se encuentra en cada hoja de ayuda junto con los montos correspondientes a la jefatura de tesorería para que se efectúe el pago. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | + | | 3 | Jefatura de cuentas por pagar | Recibe y revisa la relación proveniente de la gerencia Corporativa de Aeropuertos, con el fin de programarla para pago en el transcurso de la semana (jueves o viernes), dependiendo de la disponibilidad de los flujos de efectivo de la aerolínea. Comparte la cadena de dependencia que se encuentra en cada hoja de ayuda junto con los montos correspondientes a la jefatura de tesorería para que se efectúe el pago. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | |
| | 4 | Jefatura de tesorería | Recibe la información por parte de la jefatura de cuentas por pagar y realiza el pago de cada cadena de dependencia con los montos correspondientes. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | | 4 | Jefatura de tesorería | Recibe la información por parte de la jefatura de cuentas por pagar y realiza el pago de cada cadena de dependencia con los montos correspondientes. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | ||
| - | | 5 | Jefatura de cuentas por pagar | Una vez que la jefatura de tesorería ejecuta el pago, la jefatura de cuentas por pagar extrae los comprobantes de las transferencias bancarias y se las manda por mail a la gerencia administrativa de aeropuertos con el fin de que consiga los recibos de cada comandancia y se justifique de forma contable el gasto a través de la factura. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | + | | 5 | Jefatura de cuentas por pagar | Una vez que la jefatura de tesorería ejecuta el pago, la jefatura de cuentas por pagar extrae los comprobantes de las transferencias bancarias y se las manda por mail a la gerencia Corporativa de Aeropuertos con el fin de que consiga los recibos de cada comandancia y se justifique de forma contable el gasto a través de la factura. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | |
| - | | 6 | Gerente administrativo de operaciones | Recibe y archiva los comprobantes de pago, los envía por mail a los representantes de estaciones con copia al gerente regional de TAR correspondiente, para que cada uno de ellos pueda solicitar el recibo de comandancia. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | + | | 6 | Gerente Corporativo de Aeropuertos | Recibe y archiva los comprobantes de pago, los envía por mail a los representantes de estaciones con copia al gerente regional de TAR correspondiente, para que cada uno de ellos pueda solicitar el recibo de comandancia. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | |
| | 7 | Representantes de estaciones | Reciben los comprobantes de pago y solicitan el recibo de comandancia. Una vez que cuentan con dicho recibo, se envía por mail a la gerencia administrativa de operaciones. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | | 7 | Representantes de estaciones | Reciben los comprobantes de pago y solicitan el recibo de comandancia. Una vez que cuentan con dicho recibo, se envía por mail a la gerencia administrativa de operaciones. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | ||
| - | | 8 | Gerente administrativo de operaciones | Recibe y archiva los recibos de comandancia, los envía por mail a la jefatura de cuentas por pagar. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | + | | 8 | Gerente Corporativo de Aeropuertos | Recibe y archiva los recibos de comandancia, los envía por mail a la jefatura de cuentas por pagar. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | |
| | 9 | Jefatura de cuentas por pagar | Recibe los documentos de comandancia provenientes de la gerencia administrativa de operaciones y descarga la factura correspondiente del portal de la SCT. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | | 9 | Jefatura de cuentas por pagar | Recibe los documentos de comandancia provenientes de la gerencia administrativa de operaciones y descarga la factura correspondiente del portal de la SCT. Este procedimiento tiene una frecuencia semanal. | | ||
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