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Table of Contents
Manual de procedimientos internos técnicos
Procedimiento para elaborar, controlar y autorizar constancias de capacitación en formato electrónico
MPIT-DSAAC-GC-114
Revisión Original
Procedimiento para elaborar, controlar y autorizar constancias de capacitación en formato electrónico
1. Control
1.1. Tabla de Autorizaciones
| No. de Revisión | Emitido por | Revisado por | Autorizado por |
|---|---|---|---|
| Original | Joaquín Cortes / Gerente de Capacitación | Omar López / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad | Omar López / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad |
| 1 | Salvador De la Cruz / Gerente de Capacitación | Lucía del Sol López Rueda / Directora de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | Lucía del Sol López Rueda / Directora de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad |
1.2. Registro de revisiones
| No. de Revisión | Fecha de la Revisión | Motivo de la Revisión |
|---|---|---|
| Original | Enero 2020 | Original |
| 1 | Enero 2025 | Rev. 1 |
1.2.1. Responsable de la revisión
El responsable de editar, revisar y actualizar este procedimiento es Gerente de Capacitación
1.2.2. Criterio de la revisión
Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año a partir de la fecha de su emisión, o antes si se cambia para mejorar el sistema administrativo de la organización, o bien, a causa de la generación o actualización de la regulación aplicable.
1.3. Lista de distribución
- Dirección de Operaciones
- Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad
2. Contenido
2.1. Definiciones y acrónimos
2.1.1. Definiciones
2.2. Objetivo
Establecer el procedimiento para avalar el control de constancias de capacitación en formato digital emitidas por la Gerencia de Capacitación.
2.3. Alcance
Este procedimiento es aplicable para avalar a los participantes que hayan participado en los cursos de anfitriones.
2.4. Referencias
2.5. Responsabilidades
2.5.1. Controlador de registros de capacitación
2.6. Diagrama de flujo
2.7. Descripción del procedimiento
| Paso | Responsable | Descripción | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Instructor | Carga en la plataforma de Bitrix la papelería correspondiente al curso impartido (lista de asistencia y formatos de evaluación etc.) | ||||
| 2 | Instructor | revisa las listas de asistencia y observa que los espacios en blanco estén llenados correctamente por parte del instructor y por parte de los participantes. Instructor: Debe llenar el encabezado con los datos correctos correspondientes al curso (nombre del curso, duración, horario, sede y fecha), utilizar el espacio en blanco disponible para observaciones (si es que las hay), deber colocar en el espacio inferior izquierdo nombre y firma. La lista se debe presentar sin tachaduras ni enmendaduras, evitar el uso de corrector así mismo evitar entregarla sucia, rota o arrugada. Participante: Debe escribir en la segunda columna con letra legible y sin abreviaturas nombre completo como aparece en la identificación oficial, en la tercera columna escribir la estación a la cual pertenece, en la cuarta columna escribir el puesto en el cual se desempeña; por último, firmar en la columna que indica el día de la semana que fue impartido el curso. | ||||
| 3 | Instructor | registra y actualiza la base de datos nombrada como BD FOLIOS CONSTANCIAS, en donde se lleva una serie numerada de folios únicos para cada participante de los diferentes cursos. Se registra nombre completo del participante tal como se ha escrito en la lista de asistencia, fecha, cursos, instructor y sede. | ||||
| 4 | Instructor | escanea listas de asistencia de cada curso y los formatos de evaluación diagnostica de cada estación, el archivo PDF se resguarda en Bitrix Drive, específicamente en la carpeta digital nombrada REGISTROS DE CAPACITACIÓN INTERNA. | ||||
| 5 | Instructor | resguarda las listas de asistencia y los formatos de evaluación diagnostica en la carpeta física de registros, dicha carpeta se encuentra dividida por estaciones. | ||||
| 6 | Instructor | inicia un documento de Excel en blanco, se inserta una columna que contiene los números de folio y una segunda columna que contiene los nombres de los participantes en relación con los folios de la base de datos. El documento se guarda para ser utilizado en el siguiente paso. | ||||
| 7 | Instructor | 1.-De las listas de asistencia asignar folio del archivo de Excel “Folios”. 2.-En un nuevo archivo de Excel crear tabla dinámica con columnas “folio” y “Nombre del participante” previamente asignados del archivo de “folios”. 3.-Guardar en carpeta correspondiente a curso(PC). 4.-Abrir archivo de Word con el formato de la constancia según aplique de acuerdo al curso impartido (AVSEC, SMS, Inducción etc.) 5.-Dar clic en barra de herramientas “correspondencia” seguido de “Seleccionar destinatario” usar opción “usar una lista existen” y buscar archivo de Excel guardado en su carpeta (PC) y seleccionar pestaña donde previamente guardo tabla dinámica con folios y nombres de participantes. 6.-Seleccionar en Word y subrayar la opción en el formato de la constancia “folio” y dar clic en la opción “correspondencia” en la barra de herramientas y seleccionar “Insertar campo combinado” seguido seleccionar la opción que diga “folio”. 7.-Seleccionar en Word y subrayar la opción en el formato de la constancia “participante” y dar clic en la opción “correspondencia” en la barra de herramientas y seleccionar “Insertar campo combinado” seguido seleccionar la opción que diga “participante”. 8.-Ajustar datos que coincida con curso impartido como son, fecha, ciudad y calificación final. 9.-Seleccionar en la barra de herramientas “correspondencia” y dar clic en “finalizar y combinar” Y seleccione “separación individual documentos”. 10.-A continuación, deberá abrirse un nuevo archivo de Word con las constancias con folio y nombre de cada participante, del curso impartido. 11.-Deberá guardar archivo nuevo en formato PDF y separar individualmente cada folio usando la herramienta de su preferencia. 12.-Nombrara cada archivo PDF o constancia, con datos del curso, fecha y participante. |
2.8. Documentos aplicables y/o anexosmc/114.1739543571.txt.gz · Last modified: 14/02/2025 08:32 by sdelacruz
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