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mc:114
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mc:114 [18/12/2024 18:06] llopez [1. Control] |
mc:114 [14/02/2025 11:11] (current) ccastillo Approved |
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|---|---|---|---|
| Line 3: | Line 3: | ||
| <fs 125%><fc #FF0000>**Manual de procedimientos internos técnicos**</fc></fs>\\ | <fs 125%><fc #FF0000>**Manual de procedimientos internos técnicos**</fc></fs>\\ | ||
| **Procedimiento para elaborar, controlar y autorizar constancias de capacitación en formato electrónico**\\ | **Procedimiento para elaborar, controlar y autorizar constancias de capacitación en formato electrónico**\\ | ||
| - | MPIT-DSAAC-GC-114\\ | + | MC-DSAAC-GC-114\\ |
| - | Revisión Original | + | Revisión 1 |
| ====== Procedimiento para elaborar, controlar y autorizar constancias de capacitación en formato electrónico ====== | ====== Procedimiento para elaborar, controlar y autorizar constancias de capacitación en formato electrónico ====== | ||
| ===== - Control ===== | ===== - Control ===== | ||
| Line 11: | Line 10: | ||
| |< 100% 20% 26% 27% 27% >| | |< 100% 20% 26% 27% 27% >| | ||
| + | |||
| ^ No. de Revisión ^ Emitido por ^ Revisado por ^ Autorizado por ^ | ^ No. de Revisión ^ Emitido por ^ Revisado por ^ Autorizado por ^ | ||
| - | | Original | Joaquín Cortes / Gerente de Capacitación | Omar López / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad | Omar López / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad | | + | | Original | Joaquín Cortés / Gerente de Capacitación | Omar López / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad | Omar López / Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad | |
| | 1 | Salvador De la Cruz / Gerente de Capacitación | Lucía del Sol López Rueda / Directora de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | Lucía del Sol López Rueda / Directora de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | | | 1 | Salvador De la Cruz / Gerente de Capacitación | Lucía del Sol López Rueda / Directora de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | Lucía del Sol López Rueda / Directora de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | | ||
| Line 19: | Line 19: | ||
| |< 100% 20% 40% 40% >| | |< 100% 20% 40% 40% >| | ||
| + | |||
| + | |||
| ^ No. de Revisión ^ Fecha de la Revisión ^ Motivo de la Revisión ^ | ^ No. de Revisión ^ Fecha de la Revisión ^ Motivo de la Revisión ^ | ||
| | Original | Enero 2020 | Original | | | Original | Enero 2020 | Original | | ||
| - | | 1 | Diciembre 2024 | Actualización | | + | | 1 | Enero 2025 | Rev. 1 | |
| === - Responsable de la revisión === | === - Responsable de la revisión === | ||
| Line 34: | Line 36: | ||
| ==== - Lista de distribución ==== | ==== - Lista de distribución ==== | ||
| - | - Dirección de Operaciones | + | Este procedimiento estará publicado en Wiki para consulta de todo el personal. |
| - | - Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad | + | |
| ===== - Contenido ===== | ===== - Contenido ===== | ||
| + | |||
| ==== - Definiciones y acrónimos ==== | ==== - Definiciones y acrónimos ==== | ||
| - | === - Definiciones === | + | N/A |
| Line 47: | Line 50: | ||
| ==== - Objetivo ==== | ==== - Objetivo ==== | ||
| - | Establecer el procedimiento para avalar el control de constancias de capacitación en formato digital emitidas por la Gerencia de Capacitación. | + | Establecer el procedimiento para mantener el control de constancias de capacitación en formato digital emitidas por la Gerencia de Capacitación. |
| ==== - Alcance ==== | ==== - Alcance ==== | ||
| - | Este procedimiento es aplicable para avalar a los participantes que hayan participado en los cursos de anfitriones. | + | Este procedimiento es aplicable a todos los cursos internos coordinados e impartidos por la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad. |
| ==== - Referencias ==== | ==== - Referencias ==== | ||
| - | - Manual General de Operaciones | + | - [[mrdgac:40|Manual de Capacitación]] |
| - | - | + | |
| ==== - Responsabilidades ==== | ==== - Responsabilidades ==== | ||
| - | === - Controlador de registros de capacitación === | + | === - Instructor === |
| + | * Llevar a cabo este procedimiento para todos los cursos internos que sean coordinados e impartidos por la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de Calidad. | ||
| + | * Informar cualquier anomalía al Gerente de Capacitación. | ||
| + | |||
| + | === - Gerente de Capacitación === | ||
| + | |||
| + | * Supervisar la ejecución de este procedimiento por parte del Instructor a su cargo. | ||
| ==== - Diagrama de flujo ==== | ==== - Diagrama de flujo ==== | ||
| Line 69: | Line 78: | ||
| - | ^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^ | + | |
| - | | 1 | Instructor | entrega al controlador la papelería correspondiente al curso impartido (lista de asistencia y formatos de evaluación diagnostica RADIXX) | | + | ^ Paso ^ Responsable ^ Descripción ^ |
| - | | 2 | Controlador de registros de capacitación | revisa las listas de asistencia y observa que los espacios en blanco estén llenados correctamente por parte del instructor y por parte de los participantes. \\ Instructor: Debe llenar el encabezado con los datos correctos correspondientes al curso (nombre del curso, duración, horario, sede y fecha), utilizar el espacio en blanco disponible para observaciones (si es que las hay), deber colocar en el espacio inferior izquierdo nombre y firma. \\ La lista se debe presentar sin tachaduras ni enmendaduras, evitar el uso de corrector así mismo evitar entregarla sucia, rota o arrugada. \\ Participante: Debe escribir en la segunda columna con letra legible y sin abreviaturas nombre completo como aparece en la identificación oficial, en la tercera columna escribir la estación a la cual pertenece, en la cuarta columna escribir el puesto en el cual se desempeña; por último, firmar en la columna que indica el día de la semana que fue impartido el curso. | | + | | 1 | Instructor | Carga en la plataforma de Bitrix la papelería correspondiente al curso impartido (lista de asistencia y formatos de evaluación etc.) | |
| - | | 3 | Controlador de registros de capacitación | registra y actualiza la base de datos nombrada como BD FOLIOS CONSTANCIAS, en donde se lleva una serie numerada de folios únicos para cada participante de los diferentes cursos. \\ Se registra nombre completo del participante tal como se ha escrito en la lista de asistencia, fecha, cursos, instructor y sede. | | + | | 2 | Instructor | Revisa las listas de asistencia y observa que los espacios en blanco estén llenados correctamente por parte del instructor y por parte de los participantes. \\ Instructor: Debe llenar el encabezado con los datos correctos correspondientes al curso (nombre del curso, duración, horario, sede y fecha), utilizar el espacio en blanco disponible para observaciones (si es que las hay), deber colocar en el espacio inferior izquierdo nombre y firma. \\ La lista se debe presentar sin tachaduras ni enmendaduras, evitar el uso de corrector así mismo evitar entregarla sucia, rota o arrugada. \\ Participante: Debe escribir en la segunda columna con letra legible y sin abreviaturas nombre completo como aparece en la identificación oficial, en la tercera columna escribir la estación a la cual pertenece, en la cuarta columna escribir el puesto en el cual se desempeña; por último, firmar en la columna que indica el día de la semana que fue impartido el curso. | |
| - | | 4 | Controlador de registros de capacitación | escanea listas de asistencia de cada curso y los formatos de evaluación diagnostica de cada estación, el archivo PDF se resguarda en Bitrix Drive, específicamente en la carpeta digital nombrada REGISTROS DE CAPACITACIÓN. | | + | | 3 | Instructor | Registra y actualiza la base de datos nombrada como BD FOLIOS CONSTANCIAS, en donde se lleva una serie numerada de folios únicos para cada participante de los diferentes cursos. \\ Se registra nombre completo del participante tal como se ha escrito en la lista de asistencia, fecha, cursos, instructor y sede. | |
| - | | 5 | Controlador de registros de capacitación | resguarda las listas de asistencia y los formatos de evaluación diagnostica en la carpeta física de registros, dicha carpeta se encuentra dividida por estaciones. | | + | | 4 | Instructor | Escanea listas de asistencia de cada curso y los formatos de evaluación diagnóstica de cada estación, el archivo PDF se resguarda en Bitrix Drive, específicamente en la carpeta digital nombrada REGISTROS DE CAPACITACIÓN INTERNA. | |
| - | | 6 | Controlador de registros de capacitación | abre el documento de Word que contiene la plantilla de la constancia correspondiente a cada curso, se edita la fecha y el lugar, así como el nombre del instructor y se actualiza el contenido temático si es necesario. \\ Se seleccionan los campos que se cambiarán al momento de la correspondencia (nombre y folio) \\ Se agrega como firma de autorización el código QR que da. | | + | | 5 | Instructor | Resguarda las listas de asistencia y los formatos de evaluación diagnostica en la carpeta física de registros, dicha carpeta se encuentra dividida por estaciones. | |
| - | | 7 | Controlador de registros de capacitación | inicia un documento de Excel en blanco, se inserta una columna que contiene los números de folio y una segunda columna que contiene los nombres de los participantes en relación con los folios de la base de datos. \\ El documento se guarda para ser utilizado en el siguiente paso. | | + | | 6 | Instructor | Inicia un documento de Excel en blanco, se inserta una columna que contiene los números de folio y una segunda columna que contiene los nombres de los participantes en relación con los folios de la base de datos. \\ El documento se guarda para ser utilizado en el siguiente paso. | |
| - | | 8 | Controlador de registros de capacitación | <WRAP> | + | | 7 | Instructor | <WRAP> 1.-De las listas de asistencia asignar folio del archivo de Excel “Folios”.\\ 2.-En un nuevo archivo de Excel crear tabla dinámica con columnas “folio” y “Nombre del participante” previamente asignados del archivo de “folios”.\\ 3.-Guardar en carpeta correspondiente a curso(PC).\\ 4.-Abrir archivo de Word con el formato de la constancia según aplique de acuerdo al curso impartido (AVSEC, SMS, Inducción etc.)\\ 5.-Dar clic en barra de herramientas “correspondencia” seguido de “Seleccionar destinatario” usar opción “usar una lista existen” y buscar archivo de Excel guardado en su carpeta (PC) y seleccionar pestaña donde previamente guardo tabla dinámica con folios y nombres de participantes. \\ 6.-Seleccionar en Word y subrayar la opción en el formato de la constancia “folio” y dar clic en la opción “correspondencia” en la barra de herramientas y seleccionar “Insertar campo combinado” seguido seleccionar la opción que diga “folio”. \\ 7.-Seleccionar en Word y subrayar la opción en el formato de la constancia “participante” y dar clic en la opción “correspondencia” en la barra de herramientas y seleccionar “Insertar campo combinado” seguido seleccionar la opción que diga “participante”.\\ 8.-Ajustar datos que coincida con curso impartido como son, fecha, ciudad y calificación final. \\ 9.-Seleccionar en la barra de herramientas “correspondencia” y dar clic en “finalizar y combinar” Y seleccione “separación individual documentos”.\\ 10.-A continuación, deberá abrirse un nuevo archivo de Word con las constancias con folio y nombre de cada participante, del curso impartido. \\ 11.-Deberá guardar archivo nuevo en formato PDF y separar individualmente cada folio usando la herramienta de su preferencia. \\ 12.-Nombrara cada archivo PDF o constancia, con datos del curso, fecha y participante. </WRAP> | |
| - | - Accede a la pestaña” Correspondencia” - “Iniciar combinación de correspondencia” - Paso a paso…”. | + | | 8 | Instructor | Guarda las constancias en formato PDF, coloca el nombre del archivo (ej. Regulaciones, Políticas y procedimientos-ACA) | |
| - | - El asistente presenta una columna a la derecha en el primer paso especificar qué tipo de documento, aquí seleccionar “cartas impresas”. Seleccionar la opción y pasar al siguiente paso con el enlace inferior. | + | |
| - | - Utilizar el documento actual y pasar al siguiente paso. | + | |
| - | - Utilizar los datos que se encuentran en un documento Excel, buscar en el ordenador con el botón “Examinar”. | + | |
| - | - Al abrir un documento Excel nos presenta las hojas del libro, como la lista está en la Hoja1 la seleccionamos. Si además tenemos la primera fila con el título del contenido de cada columna nos aseguraremos que se marque la opción. | + | |
| - | - Cuando aceptamos nos muestra el contenido del libro Excel. Solo tendremos que aceptar si queremos todas las filas. En caso contrario es el momento de desmarcar los datos que no deban elaborarse. | + | |
| - | - A partir de aquí nos indica en el asistente el origen de las direcciones. Podremos pasar al paso siguiente. | + | |
| - | - En el menú de “escribir y seleccionar campos” podemos asociar nombres de campos con columnas del Excel, lo haremos en “Asignar campos” pero antes hay que seleccionar los títulos a cambiar (folio y nombre). | + | |
| - | - En el menú seleccionar la opción de “finalizar” – “finalizar y combinar”- “Todos” | + | |
| - | </WRAP> | | + | |
| - | | 9 | Controlador de registros de capacitación | revisa el documento de Word que contiene las constancias de forma individual y evalúa que el nombre coincida con la lista de asistencia al igual que el número de folio. | | + | |
| - | | 10 | Controlador de registros de capacitación | guarda las constancias en formato PDF, coloca el nombre del archivo (ej. Regulaciones, Políticas y procedimientos-ACA) | | + | |
| - | | 11 | Controlador de registros de capacitación | Enviar constancias emitidas en PDF a ejecutivo de capacitación. | | + | |
| - | | 12 | Controlador de registros de capacitación | | + | |
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| ==== - Documentos aplicables y/o anexos ==== | ==== - Documentos aplicables y/o anexos ==== | ||
| - | * [[mc:114:1|Relación de firmas en código QR autorizadas]] | + | N/A |
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mc/114.1734566789.txt.gz · Last modified: 18/12/2024 18:06 by llopez
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