Procedimiento para el levantamiento de actas administrativas

El responsable de editar, revisar y actualizar el presente procedimiento es la Gerencia de Recursos Humanos.

Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año a partir de su emisión o antes si requiere de alguna actualización de la regulación aplicable.

1. Dirección General
2. Dirección de Administración y Finanzas
3. Dirección Comercial
4. Dirección Jurídica
5. Dirección de Mantenimiento
6. Dirección de Operaciones
7. Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad
8. Dirección de Tecnología de la Información
9. Dirección de Cadena de Suministro
10. Gerencia de Recursos Humanos

Acta Administrativa: Documento que señala y sanciona hechos en los que un colaborador ha incurrido y que van en contra de la normatividad vigente y políticas internas.

LFT: Ley Federal del Trabajo.

RIT: Reglamento Interior de Trabajo.

Establecer el procedimiento para la atención de medidas disciplinarias y canalización de sanciones conforme al marco jurídico vigente.

El presente procedimiento es aplicable a todas las direcciones de la organización.

Antes de iniciar con las etapas del proceso de un acta administrativa, se validará la aplicación del protocolo disciplinario en sus primeras llamadas de atención, así como la evidencia que de ello derive.

Para la atención de reportes a casos que requieran el levantamiento de un acta administrativa, se contemplan las siguientes etapas:

1. Reporte de caso.
   
2. Investigación.
   
3. Determinación.
   
4. Acción correctiva.
   

Cada etapa del proceso, será dirigida y supervisada por parte de Recursos Humanos.

1. En cuanto se tenga conocimiento que algún colaborador ha incurrido en incumplimientos a normas, reglamentos y/o manuales, el superior jerárquico o Director de área deberá seguir el siguiente protocolo disciplinario:

• Amonestación verbal: Llamada de atención verbal, donde se invita al colaborador a eludir la conducta de incumplimiento. (Formato A)
  
• Amonestación escrita: En caso de que el colaborador reincida en la conducta de incumplimiento se llamará la atención de forma escrita, sin sancionar. (Formato B)
  
• Reporte de caso: Canalización del caso con el área de Recursos Humanos para iniciar con proceso de levantamiento de acta administrativa.
  

El orden de las fases del protocolo disciplinario puede modificarse, de acuerdo a la naturaleza y gravedad de la falta, normatividad, antecedentes disciplinarios o políticas internas; Esto último debe ser consultado con el área de Recursos Humanos para su valoración y determinación.

El reporte del caso, deberá ser enviado vía correo electrónico en un periodo no mayor a 5 días posteriores al incumplimiento, caso contrario se desechará el reporte.

2. Una vez recibido el reporte de caso, el área de recursos humanos iniciará el proceso de investigación tomando en cuenta los siguientes criterios para la obtención de la información:

• Las declaraciones obtenidas deben contener lugar, fecha, hora, nombres, puestos y descripción detallada del incumplimiento.
  
• En caso de existir testigos, deberán ser entrevistados para agregar su declaración al proceso.
  
• Recabar evidencia que respalde los hechos, ya sean grabaciones de audio o video, fotografías, correos, mensajes de texto o cualquier otro documento que pruebe la veracidad del incumplimiento.
  

El área de recursos humanos podrá disponer de las herramientas de trabajo, información, cubículo y tiempo de jornada asignado al colaborador para avanzar en el proceso de investigación.

Una vez concluido el proceso de investigación, los datos obtenidos deberán ser integrados en un expediente digital, mismo que será enviado a la Dirección Jurídica en un periodo no mayor a 5 días posteriores de haber recibido el reporte de caso, para su análisis jurídico-laboral y determinación.

3. Una vez obtenido el expediente digital por parte del área de Recursos Humanos, la Dirección jurídica, iniciará el proceso de análisis de la información, tomando en cuenta los siguientes criterios:

• Marco jurídico vigente.
• Comentarios del área, en caso de existir.
• Comentarios de Recursos Humanos, en caso de existir.

La determinación de la sanción aplicable al colaborador solo podrá considerarse de acuerdo al siguiente listado:

1. Sin acción disciplinaria.
   
2. Firma de acta administrativa.
   
3. Suspensión de labores de hasta 8 días ininterrumpidos.
   
4. Terminación de la relación laboral sin responsabilidad para el patrón.
   

La determinación derivada de la investigación, será enviada al área de recursos humanos un periodo no mayor a 5 días posteriores de haber recibido el expediente digital; dicha determinación deberá anexarse al expediente de investigación, mismo que se integrará en el expediente del colaborador para ser considerado un antecedente disciplinario.

Suponiendo que el proceso de investigación y determinación de caso, sugiera una acción correctiva para otro colaborador involucrado en el incumplimiento, la sanción aplicable se determinará en conjunto con el área que reporta.

4. En caso de ser necesario, el levantamiento del acta administrativa será coordinado por el Área de Recursos Humanos, asegurando la presencia de los siguientes participantes:

• Representante de la Dirección Jurídica.
  
• Representante del Área de Recursos Humanos.
  
• Colaborador a sancionar.
  
• Testigos del incumplimiento, de no contar con ellos, Recursos Humanos designará a dos colaboradores.
  
• Jefe inmediato.
  

En la aplicación de la acción correctiva, no podrá desarrollarse sin la presencia de todos los participantes que se mencionan en el punto anterior, salvo eventualidades que requieran como mínimo a los representantes de la Dirección Jurídica y Recursos Humanos.

En caso de que la sanción aplicable sea la terminación de la relación laboral, se deberá seguir la política desarrollada para este fin.

El acta administrativa debidamente firmada se agregará al expediente digital y concluirá el proceso.

5. Bajo ninguna circunstancia este proceso podrá desarrollarse por áreas que no estén contempladas en esté procedimiento, caso contrario, podrá aplicarse un proceso administrativo con fundamento en el presente procedimiento, normatividad vigente y políticas internas.

Las actas administrativas que sean aplicadas, sin tomar en cuenta en presente procedimiento, podrían carecer de validez jurídico-laboral y ser desechadas para procedimientos disciplinarios conforme a la LFT y RIT.

NA

1. Modelo de Acta Administrativa