Requisitos para el cumplimiento de la certificación BARS

El responsable de editar, revisar y actualizar este documento es el Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad o su designado.

Este procedimiento será revisado por lo menos una vez al año, o cuando existan cambios en los requisitos de la Certificación BARS.

• Dirección de Seguridad Aérea, Aseguramiento de Calidad.
• Gerencia de Aseguramiento de Calidad.
• Gerencia de Seguridad Aérea.
• Directores de Área.
• Director General.
• Gerencia de Capacitación.
• Jefatura de Pilotos
• Gerencia Corporativo de Aeropuertos

Certificado de Operador Aéreo - Un certificado de aprobación emitido por una autoridad reguladora que otorga la aprobación a una entidad para la realización de operaciones aéreas comerciales (AOC).

Operador de Aeronaves - Cualquier compañía de aviación, o propietario de una o más aeronaves, que posea un AOC, que presta o desea prestar servicios de aviación a una empresa contratante (AO).

Evaluación - Es la medida que evalúa o estima la naturaleza, calidad, capacidad, alcance o importancia de un método. Durante una auditoría, la “evaluación” es el resultado de la evaluación que hace el auditor de evidencia para determinar la conformidad/no conformidad del operador o N/A para la pregunta asociada.

Reporte de Auditoría - El informe elaborado por la Oficina del Programa BARS que detalla los resultados de una auditoria. Esto incluye tanto la versión Inicial como la Final del Informe de Auditoría.

Reporte Final de Auditoría - La versión final de un informe de auditoría que muestre que todos los hallazgos de P1 y P2 han sido cerrados.

Oficina del Programa BARS - La Oficina designada por la FSF para ejecutar y supervisar el Programa (BPO).

Listas de Verificación - Listas de verificación emitidas por BPO, y se encuentran disponibles a través de BARSoft, para ser utilizadas cuando se realiza una auditoría.

Hallazgo Categoría P1 - Es un hallazgo crítico para la seguridad operacional que requiere de forma inmediata un análisis de causa raiz (RCA) y un plan de acción (CAP), el cual debe atenderse dentro de los 7 días posteriores a al ingreso de la Lista de Verificación de Auditoría a BARSoft. La acción correctiva (CAT) deberá cerrarse dentro de los 30 siguientes al ingreso de la Lista de Verificación a BARSoft, o antes si el auditor líder así lo determina.

Hallazgo Categoría P2 - Es un hallazgo que requiere un (CAP) dentro de los 30 días y un (CAT) dentro de los 90 días posteriores al ingreso de la Lista de Verificación a BARSoft.

Hallazgo Categoría P3 - Es un hallazgo no crítico para la seguridad que es opcional. El requisito puede ser extraído del estándar o de las mejores prácticas, sin embargo, por varias razones puede no ser alcanzable por todos los Operadores todo el tiempo, o, el requisito puede ser relacionados con obligaciones contractuales para contratos a largo plazo únicamente.

BARSoft - Plataforma vía internet a través de la cual se ingresa y recopila toda la información derivada del Programa de Auditoría BARS.

No Conformidad - Una No Conformidad es una condición respaldada por evidencia objetiva reunida durante una auditoría que demuestre un incumplimiento de una norma específica, o una No Conformidad con una norma BARS o requisitos de la empresa (NC).

No Aplicable - No tener ninguna relevancia para un tema o materia en particular. La evaluación del auditor de que una pregunta o norma particular no es dentro del alcance de la Auditoría o no pueden aplicarse al Operador (N/A).

Plan de Acción Correctiva - Un plan desarrollado por un Operador para abordar una No Conformidad y llevar la Operador en total conformidad con los requisitos de la pregunta asociada o estándar (CAP).

Acción correctiva tomada - Descripción de las Acciones Correctivas completadas por el Operador para corregir la No Conformidad identificada. (CAT).

Empresa de Auditoría - Una empresa que ha sido registrada por la FSF como proveedor de servicios de auditoría bajo el Programa (AC).

BARS – Basic Aviation Risk Standard

BPO – BARS Program Office

FSF – Flight Safety Foundation

CAP – Carrective Action Taken

CAT – Corrective Action Taken

UNP – User Name and Password

AOC – Air Operator Certificate

AO – Aircraft Operator

NC – Non Conformity

N/A – Not Applicable

AC – Audit Company

RAC - Root Cause Analysis

Documentar el procedimiento para obtener y mantener la certificación BARS, así como asegurar el cumplimiento con los requisitos de la Certificación BARS aplicables a TAR Aerolíneas.

Este documento es aplicable al personal de la Dirección de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad, así como el resto de Direcciones de TAR Aerolíneas.

1. BARS Program Manual
2. BARS Implementation Guidelines
3. BARS Standard
4. BARS Audit Checklist

• Cuando TAR Aerolíneas solicita por primera vez registrarse en BARS, deberá presentar una solicitud al BPO a través del sitio web de la FSF. Idealmente, esta solicitud debe realizarse 90 días antes, pero no más tarde de 35 días antes, de la fecha prevista de auditoría.

• Una vez que la BPO haya recibido la solicitud de registro, la BPO revisará la solicitud para garantizar que el Operador sea un proveedor de servicios de aviación comercial. Siguiendo con éxito la solicitud, se emitirá un nombre de usuario y contraseña (UNP) a TAR Aerolíneas.

• TAR Aerolíneas deberá ingresar o actualizar los detalles de su perfil de empresa en los campos designados en BARSoft. No se puede crear una auditoría a menos que se completen todos los campos. BARSoft sólo permitirá que se realice una auditoría una vez que se hayan completado todos los detalles del perfil para una nueva auditoría, o se haya verificado que son correctos para la renovación de auditorías.

• El perfil de TAR Aerolíneas deberán mantenerse actualizado al menos cada 90 días.

• TAR Aerolíneas es responsable de la selección de un protocolo de auditoría según lo dispuesto en BARSoft.

• TAR Aerolíneas es responsable de seleccionar y designar un AC para realizar su Auditoría. Esta selección y el proceso de nombramiento queda a total discreción del Operador.

• A través de BARSoft, TAR Aerolíneas seleccionará una AC para realizar la auditoría y estipular las fechas preferidas; antes de crear la auditoría, se pondrá en contacto con la AC seleccionada y acordará los arreglos detallados de la auditoría y cotización.

• TAR Aerolíneas realizará las gestiones necesarias para llevar a cabo la firma del contrato entre el Organismo Auditor, Flight Safety Foundation y la Aerolínea.

• TAR Aerolíneas realizará las gestiones necesarias para realizar el pago de la auditoría para la certificación BARS.

• La creación de la auditoría generará la Lista de Verificación de Auditoría que TAR Aerolíneas deberá completar con referencias de documentos internos, debiéndola entregar al AC al menos 14 días antes de la Reunión de Apertura de la Auditoría.

• La duración de la auditoría para la certificación BARS tendrá un periodo de duración de 2 días, la auditoría comenzará con una reunión formal de apertura a la que asistirá el equipo de auditoría de la AC y los representantes de las direcciones de TAR Aerolíneas.

• El AC deberá tener políticas y procedimientos para la recopilación de evidencia objetiva para evaluar todas preguntas de la lista de verificación de auditoría. En todos los casos, la evidencia objetiva de la documentación e implementación de las políticas y procedimientos inspeccionados debe ser presentada por TAR Aerolíneas y ser evaluada por los auditores de la AC.

• Si durante el proceso de auditoría se detectan hallazgos, el auditor de la AC deberá proporcionar una declaración clara de la no conformidad en lo que se refiere al incumplimiento de los requisitos del estándar BARS.

• El ejercicio de auditoría para la certificación BARS finalizará con una Reunión formal de Cierre con los representantes de las direcciones de TAR Aerolíneas y el equipo de auditoría de la AC.

• El auditor Líder de la AC será responsable de garantizar que la Lista de Verificación de Auditoría y el Reporte Final de Auditoría estén completos y sean entregados al BPO dentro de los 21 días siguientes al cierre de la Reunión de Clausura.

• Después de la auditoría, es fundamental que el Auditor Líder se comunique estrechamente con el representante o su designado de TAR Aerolíneas con respecto al proceso de cierre de hallazgos de auditoría.

• TAR Aerolíneas debe hacer todo lo posible para proporcionar RCA y CAP aceptables al Auditor Líder de la AC a través de BARSoft dentro de los siete días posteriores a la carga de la lista de verificación para los hallazgos de P1. Esto se puede cargar en BARSoft;

• TAR Aerolíneas debe hacer todo lo posible para proporcionar RCA y CAP aceptables al Auditor Líder de la AC a través de BARSoft en un plazo de 30 días. después de la carga de la Lista de verificación de auditoría para los hallazgos de P2 y P3;

• El cierre de los hallazgos finales no se declarará hasta que se tomen medidas correctivas de acuerdo a los estándares de BARS y TAR Aerolíneas haya implementado los CAP y la evidencia objetiva adecuada y haya sido verificada por el Auditor Líder de la AC.

• Para los hallazgos P1 una vez aceptadas la RCA y CAP por el auditor Líder antes de los 7 días posteriores, tendrá 23 días para proporcionar la CAT y las evidencias de la implementación.

• Para los hallazgos P2 una vez aceptadas la RCA y CAP por el auditor Líder antes de los 30 días posteriores, tendrá 60 días para proporcionar la CAT y las evidencias de la implementación.

• Para los hallazgos P3 se deberá proporcionar un análisis de RCA y CAP antes de los 30 días posteriores. No hay obligación para TAR Aerolíneas de cerrar el P3, ya que son recomendaciones. El estado de los hallazgos de P3 no afecta el estado de registro del Operador.

• El Informe Final de Auditoría no se publicará hasta que la BPO haya completado su revisión de control de calidad, su proceso y consideró todos los elementos satisfactoriamente cerrados.

• Una vez que la BPO haya cerrado y aprobado todos los hallazgos (RCA, CAP, CAT y evidencias de la implementación) TAR Aerolíneas obtendrá su certificación BARS.

• Establecer el contacto inicial con BARS para dar inicio al proceso de Certificación Inicial. Idealmente, esta solicitud debe realizarse 90 días antes, pero no más tarde de 35 días antes, de la fecha prevista de auditoría.
• Seleccionar al Organismo Auditor que llevará a cabo la Auditoría de Certificación.
• Establecer contacto con el Organismo Auditor para solicitar cotización y disponibilidad de fechas para llevar a cabo la auditoría.
• Realizar el registro de información en BARSoft.
• Realizar las gestiones necesarias para llevar a cabo la firma del contrato entre el Organismo Auditor, Flight Safety Foundation y la Aerolínea.
• Realizar las gestiones necesarias para realizar el pago de la certificación.
• Distribuir la Lista de Verificación de Auditoría a las Direcciones de Operaciones y Mantenimiento para iniciar con el análisis de los estándares BARS.
• Mantener contacto con el Organismo Auditor para llevar a cabo todas las coordinaciones y acciones necesarias para llevar a cabo la auditoría inicial de certificación.
• Coordinar la realización de la reunión de apertura.
• Realizar la carga de información necesaria en BARSoft para dar atención a los hallazgos de auditoría hasta su cierre. Esta actividad podrá ser delegada al Auditor de Seguridad.
• Mantener informada a la Dirección General respecto al estatus de la certificación.
• Informar al cliente respecto al estatus de la certificación hasta la obtención del certificado de registro correspondiente.
• Asegurar que se mantenga actualizada la información ingresada a BARSoft dentro de los 7 días siguientes a la implementación del cambio. A su vez, asegurar que se ingrese cualquier incidente grave o accidente que llegase a ocurrir, dentro de los 7 días posteriores al evento.
• Informar al cliente sobre cualquier incidente grave, accidente o cualquier otro evento de nivel alto que haya puesto en peligro o que pudiera poner en peligro la seguridad de sus operaciones.}
• Promocionar y difundir dentro de la empresa la comprensión, la participación y el cumplimiento de los estándares BARS a través de carteles, publicaciones, capacitación u otros medios de promoción.

• Leer y comprender la operación de la Auditoría de Certificación BARS.
• Asegurar el llenado de la Lista de Verificación de Auditoría por parte de las áreas responsables.
• Asegurar que los Estándares BARS categoría P1 se encuentren debidamente documentados e implementados.
• Asegurar que los Estándares BARS categoría P2 se encuentren debidamente documentados e implementados o en su caso, que se cuente con un plan de acción para su documentación e implementación de acuerdo a los tiempos establecidos.
• Coordinar las actividades de auditoría durante la presencia de los Auditores externos dentro de la empresa.
• Revisar la información que se cargue en BARSoft para dar atención a los hallazgos de auditoría, solicitando los cambios que sean necesarios a las áreas responsables.
• Asegurar el cierre de todos los hallazgos de auditoría BARS.
• Coordinar con el Director de Seguridad Aérea y Aseguramiento de la Calidad, la realización de la Auditoría de Renovación del certificado BARS durante los 90 ó 35 días previos al vencimiento del Registro.

• Incluir en el Programa Anual de Auditorías, una auditoría interna a los Estándares BARS, previo a la realización de la auditoría BARS de renovación.

• Conocer y comprender los Estándares BARS aplicables a la operación, descritos en el archivo Audit Checklist de BARS.
• Distribuir entre sus áreas el archivo Audit Checklist a fin de realizar una auto-evaluación del cumplimiento de los estándares de BARS, en cuanto a la documentación y a la implementación del estándar.
• Asegurar que se lleven a cabo las acciones necesarias dentro de sus áreas con el fin de dar cumplimiento a los estándares BARS, en especial a los que posean la categoría P1 y P2.
• Al momento de llevarse a cabo las auditorías de certificación y recertificación, designar al personal que dará respuesta a las mismas durante la presencia de los Auditores Externos.
• Coordinar y asegurar la ejecución de las acciones correctivas necesarias para dar atención y cierre a los hallazgos resultantes de las auditorías de certificación y recertificación BARS.

• Mantenerse al tanto del proceso de Certificación y Recertificación BARS.
• Impulsar entre las Direcciones a su cargo el cumplimiento de los estándares BARS.

Si TAR Aerolíneas se encuentra registrada en el Programa BARS tiene un período de registro de un año. La fecha inicial del registro se fija en la fecha de la reunión de Clausura de la primera auditoría BARS. Los períodos posteriores de registro se obtienen mediante renovación o una auditoría de monitoreo, y la fecha de vencimiento del registro actual seguirá cayendo en el aniversario de la fecha en que se concedió el registro inicial.