Los conceptos básicos sobre manuales se encuentran en:
Todos los documentos (políticas, procedimientos, formatos, métodos, manuales, etc.) deben estar claramente identificados con un código que facilite su identificación y control. Este código incluirá un número diferente para cada uno de ellos.
Para que una área pueda elaborar sus propios manuales debe estar previamente autorizada por el equipo directivo.
Toda la información que genere la organización se considera confidencial y solamente para uso y beneficio exclusivo de la propia organización.
La persona que aprueba los documentos debe ser diferente de la persona que los elabora/revisa. Esto le da objetividad al sistema.
Todos los procedimientos y métodos deben revisarse cuando menos una vez al año.
La serie de todos y cada uno de los documentos aquí contenidos será única para cada uno de ellos.
La persona que elabora la política, método o procedimiento debe ser, de preferencia, experta en el tema que va a documentar. Si no es experta, el documento se tomará como una propuesta inicial, a partir de la cual los involucrados podrán hacer sus observaciones y mejoras correspondientes.
Más que cumplir caprichos o imposiciones de alguno de los involucrados, las políticas, procedimientos o métodos deben agregar valor a la organización, generando utilidades y/o eliminando desperdicio.